É possível implementar sistemas avançados de gestão de acervos em repositórios digitais desenvolvidos com softwares livres?

Em nossas pesquisas na última década concluímos que é possível adotar sistemas complexos de gestão de acervos, como o Spectrum, em softwares de gestão de coleções/conteúdos livres (CMSs open source). Discutimos a potencialidade dos softwares livres para repositórios digitais com mais detalhes no e-book Princípios da Web e dos Repositórios Digitais para GLAM: Museus, Bibliotecas, Arquivos e Galerias. Mas faremos um breve resumo aqui neste post, contextualizando para o Projeto Webmuseu, que catalogou em um repositório digital as estampas culturais. Você conhece o repositório no link a seguir:

Repositório Digital Estampas Culturais no Tainacan

Existem excelentes softwares comerciais de gestão de coleções no mercado. Entretanto, estes softwares não são código aberto, são uma caixa preta na qual não temos acesso. Precisamos simplesmente confiar que estas empresas não estão coletando ou compartilhando nossos dados, nem foram hackeadas e nos omitiram esta informação. Além disto, estes softwares são com frequência muito caros, complexos, engessados ou subutilizados por quem os compra. E não é um problema apenas do Brasil.  

Não é raro encontrarmos museus e instituições GLAM em países desenvolvidos que subutilizam estes softwares, mesmo tendo orçamentos generosos e grandes equipes capacitadas. O que dirá do contexto brasileiro, no qual muitos museus deixam de investir em prevenção de incêndio e outras prioridades para contratarem softwares caríssimos de gestão de acervos.

Sem recursos financeiros para sustentar as anualidades a longo prazo e sem equipe suficiente para produzir uma gestão e uma documentação consistentes, muitas instituições fazem um uso mínimo destes sistemas complexos, que nestes casos, não justificam jamais o investimento. 

Empresas de softwares “comprando” a opinião de docentes e de experts

É preciso considerar, ainda, que muitas empresas “compram” a opinião de docentes e profissionais consultores “especialistas” para que defendam a utilização de seus produtos pelas instituições, universidades e profissionais.

Esta compra pode ser sutil, como contratar o especialista para dar consultorias, custear viagens para cursos de treinamento no software, bancar projetos ou a participação nos congressos em localidades turísticas, articular seus contatos para conseguir bolsas de pós-graduação/pesquisa para eles etc. Ou pode ser um suborno ostensivo e ilegal mesmo, como repassar comissões para o especialista por “baixo dos panos”.

As táticas de mercado abusivo e agressivo das empresas de tecnologia é uma das principais razões pelas quais migramos nossas pesquisas na UFMG para softwares gratuitos e código aberto, sempre que isto for possível, sempre que a maioria das funcionalidades estiverem disponíveis em uma opção livre e gratuita.

Ainda, na falta de uma opção equivalente código aberto, tomamos o cuidado de recomendar somente aqueles softwares comerciais que possuam políticas de inclusão social e educativa, disponibilizando versões gratuitas por tempo ilimitado para qualquer um. É o caso do Basecamp, Todoist, Toggl, Obsidian e outros softwares que recomendamos aos museus e aos estudantes. Muitos adotam o modelo de negócios freemium. Ou seja, contam com versões gratuitas com a maioria dos recursos essenciais da versão paga.

Para além de todos os problemas do mercado de tecnologia da informação, que já seria motivo o suficiente para evitarmos softwares comerciais, optar por softwares livres é mais do que defender a Cultura Open Source (Cultura Aberta). É mais do que uma questão de função social da GLAM, de inteligência econômica e de princípios éticos. É, também, uma decisão com foco na produtividade e excelência.

Museus e instituições ricas ao redor do mundo optando por softwares livres por questões de princípios e produtividade

O Princípio de Pareto diz que 80% dos resultados são advindos de 20% dos esforços. Não é uma expressão matemática, mas metafórica. O que este princípio quer dizer, trocando em miúdos, é que gastamos uma quantidade enorme de esforço e energia naquilo que não é o principal e que não gera a maioria dos resultados relevantes de que precisamos.

Em gestão de acervos, profissionais capacitados, que produzam uma excelente documentação em softwares gratuitos e código aberto, é o que vai gerar os 80% de resultados que fazem toda a diferença.

A prova de que adotar softwares livres não é simplesmente uma questão econômica está no fato de que instituições riquíssimas também optaram pelos softwares livres e código aberto para alguns de seus projetos. Vejamos exemplos:

• A Fundação Guggenheim, responsável por alguns dos museus mais ricos do mundo, desenvolveu seu website oficial em WordPress. 
• A National Gallery of Art Archives disponibilizou a coleção digital da Kress Collection no CollectiveAccess. A maior parte das obras da coleção está na Galeria Nacional de Artes de Washington D.C.
• O Museu de Arte Contemporânea da Universidade de São Paulo também utiliza o CollectiveAccess.
• O Smithsonian Institution, o maior complexo de museus e instituições de pesquisa no mundo, em Washington D.C., desenvolveu seu repositório digital com o DSpace.
• O Imperiia Project, da universidade de Harvard, desenvolveu seu repositório digital de mapas no Omeka. Já utilizamos o Omeka em nossas aulas e pesquisas, antes do Tainacan.
• O CollectionSpace é utilizado por vários museus e instituições GLAM ao redor do mundo e é inclusive compliance e recomendado pelo Collections Trust – Spectrum.

Mas muitos museus, universidades, instituições GLAM e projetos brasileiros optam por contratar softwares comerciais, o que nos parece um verdadeiro contrassenso. Harvard, Smithsonian e Gugenheim com repositórios em softwares livres, mas museus com orçamentos baixíssimos, poucos (ou nenhum) Museólogo e softwares caríssimos!

O software livre permite um nível de customização que o comercial não disponibiliza jamais

É preciso raciocinar que o recurso investido em um software comercial, quando revertido para a personalização do código do software livre, gerará resultados melhores não somente para as instituições, mas para a sociedade como um todo. Pois estas personalizações, além de customizadas para a necessidade específica daquele museu, poderão ser compartilhadas com outras instituições e incorporadas ao projeto open source do software, como acontece com o software brasileiro Tainacan, plataforma que roda no WordPress e é adotada pelos museus do IBRAM.

Com a Inteligência Artificial, a programação se tornará cada vez mais acessível a todos nós. Em breve, customizaremos nós mesmos os softwares livres, utilizando a IA para escrever os códigos nas linguagens computacionais. Para alguns de nós isto já é realidade presente, como relatado no manual do nosso próprio projeto, onde mostro como a IA nos auxiliou no HTML e CSS da customização do Tainacan.

Mesmo sem customização de código, só com a instalação padrão, o Tainacan/WordPress é robusto o suficiente para atender a demanda da maioria dos museus em nosso país, no que se refere inclusive à gestão avançada de acervos. Tanto o WordPress, quanto o Tainacan, são folhas em branco. Podemos desenvolver com estes CMSs o que precisarmos em termos de metadados, taxonomias e processos de gestão.

O WordPress e o Tainacan suportam coleções complexas com milhares de itens e usuários

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o banco de dados do WordPress suporta grandes coleções. Segundo o site oficial do WooCommerce, plugin para desenvolvimento de lojas com o WordPress, mais de 3.7 milhões de lojas são desenvolvidas com o WordPress/WooCommerce ao redor do planeta. Isto representa 31% dos principais sites de ecommerce do mundo. Algumas dessas lojas possuem centenas de milhares de itens, com centenas de milhares de clientes, o que nos mostra o poder deste CMS. Um bom exemplo é a loja on-line de arte The Poster Club.

Na área de GLAM também temos alguns exemplos relevantes. O Museu Histórico Nacional do Rio de Janeiro conta com mais de 22 mil itens em sua coleção on-line no Tainacan. A plataforma do IBRAM, a Brasiliana Museus, abriga hoje mais de 40 mil itens em seu repositório digital. Já o Museu do Ipiranga da USP ultrapassa os 83 mil itens. São apenas alguns exemplos de como o Tainacan/WordPress suporta coleções GLAM com grandes e complexos acervos.

E o WordPress ainda conta com um enorme ecossistema de plugins que acrescentam as funcionalidades que a versão padrão (core) dele e do Tainacan não disponibilizam. Este ecossistema nos permite, além de repositórios digitais e lojas virtuais, criamos cursos on-line, intranets ou até mesmo um verdadeiro “Facebook” particular para o seu museu, sem algoritmos e sem anúncios. Isto mesmo, uma rede social particular com amizades, grupos, postagens, fóruns, comentários, mensagens direct e tudo mais que você puder imaginar.

Veja como exemplo o meu perfil na rede social do Webmuseu Lab:

Utilizando as coleções do Tainacan para gerenciar o acervo nos padrões do Spectrum

As coleções desenvolvidas no Tainacan podem ser usadas não somente para a catalogação e difusão on-line de acervos, mas também para funções gerenciais de bastidor. Para isto, basta criarmos coleções privadas, que só aparecerão para os funcionários logados no Tainacan/WordPress. Nestas coleções gerenciais, podemos incluir praticamente todas as demandas do Spectrum, do mesmo modo como acontece nos softwares comerciais.

As funcionalidades que ainda não estão disponíveis no próprio Tainacan de forma nativa (exemplo: alarmes no calendário para manutenção e conservação preventiva de um item do acervo) podem ser feitas em softwares específicos para gestão de rotinas e projetos, como o Basecamp e o Todoist (ambos freemium). Então, ao se criar a tarefa e o alarme no Basecamp ou Todoist, colocamos o link para o item do acervo no Tainacan, na descrição da tarefa.  

Por fim, em breve teremos um novo plugin para gestão de processos de museus integrada ao Tainacan, desenvolvido com recursos do IBRAM e testado no Museu Paulista da USP. A autora deste blog atualmente está começando a testar as funcionalidades deste plugin, que pode ser gratuitamente baixado no GitHub.

Enquanto o plugin não é finalizado, as próprias coleções do Tainacan podem cumprir praticamente todos os papéis gerenciais que precisamos. Segue uma lista de coleções que poderiam ser criadas para este projeto no Tainacan, como exemplo:

• Ficha Catalográfica de Estampas Culturais – Coleção pública com alguns campos privados, detalhada no manual de catalogação de estampas culturais e disponível aqui: Repositório Digital Estampas Culturais.
• Conservação Preventiva – Coleção privada: Ficha completa de conservação preventiva, com várias seções envolvendo todas as etapas, desde o diagnóstico até tratamentos. Hoje esta ficha é uma seção da ficha catalográfica da coleção acima. Mas no futuro pode configurar uma coleção própria.
• Registros Iconográficos – Coleção pública com seção privada sobre cibersegurança: Dados completos associados à produção iconográfica do projeto, como fotografias, áudios e vídeos em Libras. Nos metadados privados, informações de backup, empréstimos etc.
• Pessoas e Entidades – Coleção privada: Dados completos das pessoas e entidades relacionadas ao Projeto Webmuseu, com histórico desta conexão.
• Exposições e Eventos – Coleção pública com algunas campos privados: Registro das atividades, exposições e eventos do Projeto Webmuseu.
• Organizações – Coleção privada: Dados completos dos museus, bibliotecas, arquivos, galerias, universidades, empresas etc. relacionadas ao Projeto Webmuseu.
• Thesauri – Coleção pública: Vocabulários controlados utilizados nas taxonomias do Projeto Webmuseu.
• Documentação e Procedimentos – Coleção pública com alguns campos privados: Todos os padrões, manuais, livros, documentos, políticas etc. que servem de referência para o desenvolvimento do projeto. Os itens e campos privados se referem a documentos internos e/ou sigilosos da instituição.
• Arquivo – Coleção privada: Documentos vigentes e históricos de natureza arquivística pertencentes as coleções do projeto, bem como suas correspondências associadas (nato-digitais ou digitalizadas).
• Biblioteca – Coleção pública: Livros, manuais, artigos científicos etc. recomendadas ou produzidas pelo Projeto Webmuseu.

Optamos por começar o projeto com a primeira coleção desta lista, que já contém algumas seções gerenciais, como Conservação Preventiva e Gestão de Acervos. Aos poucos, o conteúdo destas seções poderia ser expandido em coleções próprias, conforme mostrado acima. Basta utilizar os metadados do Tainacan para fazer os campos necessários para a ficha de conservação, pessoas e entidades, thesauri etc.

Esta é outra característica muito interessante do Tainacan e do WordPress: a escalabilidade. É possível iniciar as atividades com um modelo de ficha simples, como o Dublin Core. E ir adicionando camadas de complexidade ao longo do tempo, como o INBCM do IBRAM e o Spectrum do Collections Trust.

Podemos começar com o registro de histórico e gestão de Exposições em Eventos num campo simples da ficha catalográfica, como fizemos aqui neste projeto. E depois, migrar para uma coleção própria, com uma ficha completa, contendo as informações detalhadas (pessoas envolvidas, datas, locais, custo, descrição, materiais anexos em PDF etc.).

O Tainacan possui ainda interoperabilidade. Ou seja, se amanhã decidirmos que o melhor para este projeto é outro software, livre ou não, podemos facilmente migrar todo o conteúdo para a nova plataforma.

Conclusão

Antes de optar por um software comercial, os profissionais, docentes e instituições GLAM precisam estudar a fundo o tema e os casos de uso de softwares livres, como os listados aqui. Deveriam, ainda, questionar se o profissional que está indicando aquele software comercial não está obtendo vantagens financeiras ou benefícios de qualquer tipo para fazê-lo.

Por fim, precisam refletir se querem fazer parte do time das Big Techs ou da comunidade que defende os princípios da Cultura do Software Livre (Cultura Open), priorizando, sempre que possível, o desenvolvimento de softwares livres e código aberto e o uso de softwares comerciais modelo freemium (licenças gratuitas para quem não pode pagar).

Nós já aprimoramos as nossas prioridades e fizemos a nossa escolha a favor da cultura da liberdade e da inclusão!

Quer saber mais sobre as estampas culturais?

Faça um passeio pelas estampas Eucalol e cartões Liebig no nosso novo Repositório Digital de Estampas Culturais, desenvolvido com o software livre brasileiro Tainacan/WordPress.

Leia, ainda, o resumo da minha palestra sobre este projeto na Universidade de Warwick, Reino Unido: Viajando pela Natureza através das Estampas Eucalol e Liebig

Este post é parte do Manual de Catalogação, Conservação Preventiva e Gestão de Acervos: Estampas Culturais, fruto de nossas pesquisas na UFMG. Baixe gratuitamente o e-book clicando no link acima ou na imagem a seguir.