Gestão do E-mail: Um guia completo para economizar tempo, reduzir o estresse e aumentar a produtividade

Neste post, apresento parte do meu sistema de gestão da comunicação, mais especificamente como organizo meus endereços de e-mails e minhas caixas de entrada.

Lançando mão da abordagem que denomino uso intencional do e-mail, transformei o modo como administro minhas mensagens, economizando tempo e reduzindo o meu estresse.

Não raro minhas caixas de entrada terminam o expediente vazias ou com dois ou três e-mails no máximo. Eu os processo de forma rápida e eficiente, segundo regras que serão detalhadas a seguir.

Além disto, o meu próprio modus operandi faz com que eu receba muito menos mensagens do que a média das pessoas que utilizam o e-mail como ferramenta de trabalho.

Grande parte delas precisa lidar com dezenas, até centenas, de e-mails por dia, o que pode roubar várias horas preciosas da vida e do tempo de trabalho. Não é o meu caso. Compartilho aqui, portanto, como otimizar o seu e-mail.

Segundo o levantamento do aplicativo de gestão do tempo Rescue Time, o seu usuário médio checa o e-mail ou mensagens instantâneas a cada 6 minutos. Mais de um terço faz isto a cada 3 minutos ou menos.

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Otimização dos processos de comunicação: minhas regras para uso produtivo do e-mail

O primeiro passo para otimizar o seu e-mail é estabelecer protocolos de conduta a serem seguidos, sempre que possível. Exceções podem existir, mas precisam ser o que são: exceções, não regras. Vamos às regras básicas de gestão do e-mail.

Priorizar a comunicação digital por meio de processos eficazes e softwares especializados de gestão

No que está ao meu alcance, sempre prefiro utilizar formas mais eficientes de comunicação do que o e-mail. Cito a seguir alguns exemplos da vida acadêmica e também da gestão de projetos no trabalho.

O Programa de Mestrado Profissional em Educação, PROMESTRE da UFMG, estruturou uma intranet onde podemos cadastrar a oferta de disciplinas, credenciar coorientadores, solicitar reembolso de despesas, dentre outros recursos. Tudo isto centraliza e registra diversos processos administrativos em um só lugar, facilitando a consulta ao andamento destas solicitações e eliminando a necessidade de encaminhar e receber inúmeros e-mails.

Um outro exemplo prático. No Moodle, ambiente virtual de aprendizagem utilizado pela UFMG, minhas disciplinas contam com um conteúdo de apoio bastante completo, dividido por módulos contendo: objetivos, avaliação (com prazos, notas, roteiros e baremas de correção), textos, vídeos e tutoriais, links e demais informações pertinentes.

Meus alunos sabem onde encontrar o que precisam para nossa matéria. Isso reduz, e muito, as dúvidas e as demandas por comunicação on-line. Apresento para eles, detidamente, o Moodle da nossa disciplina logo no começo do semestre.

Sabendo que muitos estudantes, contudo, não leem o que deveriam ler, faço essa leitura dos documentos mais importantes em sala de aula, como planos de curso, roteiros, baremas e textos mais relevantes. Isso, com certeza, poupa vários e-mails e mensagens no futuro.

Além disso, estimulo os alunos a fazerem suas perguntas nos fóruns de nossas disciplinas, dentro do Moodle. Assim, quando alguém tem alguma dúvida semelhante, a solução já está ali à sua disposição. Respondo aos fóruns uma vez por dia, após lidar com os e-mails.

Nem todo gestor de projetos ou professor mantém as informações necessárias para sua equipe ou alunos numa plataforma, nem disponibiliza fóruns de dúvidas, o que os leva a receberem uma enxurrada de e-mails e mensagens de texto. Outros respondem aos fóruns compulsivamente o tempo todo, o que resulta nos mesmos danos colaterais do e-mail.

Quando alguém me pergunta algo que está disponível na plataforma, não respondo a dúvida: indico o documento ou vídeo onde encontrar a resposta. Isso estimula a pessoa a consultar o material de referência. Também as leva, da próxima vez, a pensar duas vezes antes de demonstrar que não fizeram o dever de casa.

O mesmo vale para a gestão de projetos. Começo as reuniões lendo os documentos mais importantes com todos da equipe, para dirimir dúvidas e pactuar nossas ações.

Nos cargos gerenciais, como direção de museu, ou nos projetos de maior porte sob minha coordenação, priorizo processos eficazes estruturados em softwares especializados de comunicação e gestão.

As opções são muitas, para todos os gostos e bolsos: WordPress e seus plugins (meus favoritos), Todoist, Trello, Basecamp, Asana, etc.

Estes aplicativos possuem fóruns para o projeto e também seção de comentários para cada tarefa, que funciona como um fórum específico daquele item. Portanto, a pessoa irá acessar somente aquilo que precisa, quando precisa. Ou seja, as conversas relativas às atividades nas quais tem efetiva participação. O resumo deste ponto indispensável é:

O e-mail é ferramenta acessória de comunicação, não protagonista.

Software Todoist1, um dos meus prediletos, onde faço minha gestão profissional e pessoal de tarefas.

Acordar as regras de comunicação e uso do e-mail em processos formais e explícitos

As regras de comunicação entre os membros de uma equipe precisam ser claras, formais, escritas e explícitas.

Todo começo de semestre, explico para meus orientandos e estudantes, bem como deixo claro no Moodle e planos de curso, como se dará nossa comunicação. O mesmo vale para setores, instituições ou projetos que gerencio.

As pessoas precisam ser informadas e um consenso deve ser buscado sobre como cada ferramenta será utilizada.

A falta de clareza costuma ser mais danosa do que um sistema falho de comunicação.

Alguns ficam incomodados com tantos processos estruturados de comunicação e gestão? Sim, mas com o tempo, é provável que percebam as muitas vantagens do sistema.

Estando sob meu poder de escolha, aliás, evito participar de comissões e projetos cuja comunicação seja prioritariamente realizada por e-mail e mensagens de texto, pois isso com certeza significará perda de tempo e um estresse adicional.

Não transformar a conta de e-mails em lista de tarefas e lembretes

Outro hábito danoso para mim, pessoalmente, é transformar a conta de e-mail em um local para armazenar lembretes e tarefas. Isso estressa a minha mente, pois o e-mail deixa de ser uma ferramenta de comunicação para se tornar um repositório de pendências.

Preciso entrar no meu e-mail com a clareza de que vou apenas comunicar ou receber informações, nada mais.

Se toda vez que acessar minha conta eu me deparar com listas de tarefas na forma de e-mails, ainda que organizadas em pastas, vou me se sentir mentalmente sobrecarregada. Além de perder tempo repassando, ainda que visualmente, aquelas mensagens acumuladas que nem deveriam estar ali.

Se um e-mail precisa de mais de dois dias para ser respondido, porque há alguma ação ou demanda associada, este e-mail é deletado e transformado em uma tarefa no meu software de gestão Todoist1.

Se for necessário, copio o conteúdo do e-mail nos comentários da tarefa, selecionando apenas o relevante para a ação, de modo a não perder tempo relendo tudo de novo.

No meu caso, prefiro este trabalho de transformar a mensagem em tarefa, algo que leva apenas alguns segundos. Até porque, se esses e-mails demandam ações (cobrar de alguém a resposta, delegar, providenciar algo, ler com calma mais tarde, etc.), então precisam entrar no meu planejamento.

No meu Todoist, essas ações estão estruturadas por projetos, classificadas por tags, datadas e priorizadas. Se eu simplesmente as movesse para uma pasta na minha conta de e-mails, por exemplo, denominada “delegar” ou “aguardando retorno”, nenhum desses metadados associados àquele “e-mail-tarefa” seria registrado. Toda vez que eu entrasse naquela pasta, veria um monte de e-mails não categorizados, cujas providências possuem ações, datas e relevâncias diferentes.

O e-mail, no meu entendimento, não cumpre o papel de planejamento e de listas de tarefas eficientemente. Assim, mantenho o e-mail como sendo somente uma ferramenta de comunicação e não um “anexo” do meu software de gestão.

Não trabalhar com e-mail aberto

Eu não trabalho com minha caixa de e-mails aberta, consultando-os à medida que chegam. Vale também para as demais ferramentas de comunicação, como apps de mensagens e fóruns. Nada disto fica aberto indiscriminadamente.

Não é possível produzir um trabalho intelectual de qualidade com a caixa de e-mails aberta o tempo todo. Voltaremos a essa questão adiante.

Deletar sem responder e-mails nos quais não sou o destinatário ideal

O e-mail é uma ferramenta gratuita, fácil de usar e invasiva, tenha isso em mente. Ele dá a qualquer um acesso direto a você.

Como animais sociais que somos, nosso senso de educação pede que todos os e-mails sejam respondidos, mas e-mails não são pessoas. Quando você deleta um e-mail sem responder, não está deletando uma pessoa, está deletando uma demanda invasiva que não necessariamente é sua.

Nós, acadêmicos, recebemos e-mails com pedidos o tempo todo, não só do nosso país, mas do mundo inteiro. Infelizmente, por falta de tempo, eu só respondo aquelas mensagens de pessoas que selecionaram o meu endereço a partir de razões bem concretas. Elas sabem exatamente quem sou e, principalmente, demonstraram que sou a pessoa certa para resolver o problema delas. Não significa que resolverei, pois não consigo atender a todas as demandas, mas pelo menos, nesses casos eu acho necessário responder.

Contudo, em geral, as pessoas estão dando um tiro no escuro e escrevendo sem critério objetivo algum.

Por exemplo, recentemente recebi a seguinte mensagem: “hi, teacher, how are you, I want to do a postdoctoral doctorate in the field of education in *Country Name*, and I will do it so that I can work at a museum in the United States. How can you help me with this. Thank you very much” (oi, professora, como vai você, eu quero fazer um pós-doutorado no campo da educação na *Nome do país*, e eu farei isso para que eu possa trabalhar em um museu nos Estados Unidos. Como você pode me ajudar com isso. Muito obrigado.)

Moral da história: se o e-mail não parece direcionado especificamente para você, sendo você a pessoa certa para o objetivo daquela comunicação, não se sinta culpado em não responder. Essa regra não se aplica a conhecidos, claro.

Não deixo uma pessoa que conheço, presencial ou virtualmente, sem resposta. Nem que seja uma resposta bem curta. Também paro de encaminhar e-mails para conhecidos que não me respondem ou que me deixam frequentemente no vácuo.

Se for um amigo ou alguém importante de trabalho, procuro outras formas mais eficientes de comunicação com esta pessoa, para não perder o meu tempo escrevendo e-mails sem retorno. Por exemplo, fazer um telefonema ou chamar a pessoa para um café.

E-mails são respondidos uma vez por dia geralmente a partir das 16:00h

Respondo meus e-mails profissionais todos de uma única vez somente depois das 16:00h, com raras exceções. Se tiver reunião ou aula no período da tarde, reorganizo esta tarefa para o final da manhã ou nem respondo e-mail naquele dia, dependendo do caso.

No fim da tarde, minha energia já está baixa para executar outras atividades mais relevantes. Além disso, ainda tenho tempo o suficiente para resolver possíveis pendências urgentes antes do fim do trabalho. Assim, posso absorver com calma as notícias – boas e ruins – que chegam através dos e-mails.

Então, quando terminar o meu serviço, tenho um tempo agradável de lazer sem preocupações e ruídos mentais. No final dos expedientes matutino e vespertino, aliás, pratico um ritual de desaceleração, que merece seu post próprio.

Checar e redigir e-mails várias vezes ao longo do expediente é um hábito extremamente prejudicial e contraproducente. Se me recordo de algum e-mail que preciso enviar, escrevo esta tarefa no meu software de gestão Todoist, com a tag e-mail, para fazê-lo no horário apropriado.

Se alguém precisar que eu veja algum e-mail com urgência fora deste horário, pode entrar em contato comigo por telefone avisando. Não tenho nem WhatsApp e nem Telegram, precisa ser telefonema ou SMS. Raramente acontece.

Responder cada pessoa somente uma vez por dia

Sempre evito “bate e volta”. E-mail não deve ser tratado como aplicativo de mensagens de textos, com infindáveis diálogos que se prolongam por horas ou dias, destruindo a nossa concentração, atrasando o andamento dos trabalhos e gerando ansiedade.

Se alguém precisa resolver algo que demanda uma conversa, a melhor solução não é mandar um e-mail. Uma rápida videoconferência ou telefonema resolve, de preferência agendados. Podemos, depois, formalizar as decisões da conversa em um e-mail.

Se o objetivo é agendar uma reunião, podemos compartilhar links dos nossos calendários com os horários possíveis ou utilizar apps específicos para isso, que coletam a disponibilidade de horários da equipe.

Quando alguém me questiona porque não respondo os e-mails mais rapidamente, explico meus processos e horários, dando-lhes as razões concretas pelas quais isso é bom inclusive para a pessoa, já que fará com que eu possa produzir mais e servi-la melhor.

Com o tempo, as pessoas se acostumam com o seu modus operandi, como horário que você consulta o e-mail e também com o fato de que você só irá respondê-las uma única vez ao dia.

Compreender isso dá à elas (e a mim) tranquilidade, pois sabemos o que esperar do outro em termos de e-mails, que podem ser tão danosos para a nossa produtividade quanto os apps de mensagens instantâneas.

Leia mais sobre como viver sem WhatsApp e Telegram clicando na imagem.

Não ter ansiedade para responder os e-mails em até 24 horas

É muito fácil para as pessoas simplesmente redigirem um e-mail e passarem a “bola” adiante, o seu problema para o próximo resolver. Nós não devemos parar o que estamos fazendo para assumir a demanda urgente dos demais.

Se entendermos que não nos compete assumi-la, precisamos educadamente responder dizendo “não”. Caso aceitemos a tarefa como nossa, aquilo precisa entrar no nosso planejamento .

Portanto, pode ser que minha resposta demore 48 horas ou mais, pois o e-mail virou uma tarefa no meu Todoist.

Se acho que o remetente ficará ansioso com isso, porque é uma pendência importante para ele, respondo imediatamente algo do tipo: “Recebi o seu e-mail, vou providenciar o solicitado e te respondo em *data que pretendo responder*.” E, claro, tento cumprir o prometido.

Bloquear no calendário um tempo para ler e processar os e-mails imediatamente após a leitura

Apesar de não ter ansiedade para fazê-lo, sempre que possível, processo os e-mails assim que os leio, porque senão perderia tempo lendo a mesma coisa duas vezes. Por isso é importante só acessar a conta quando efetivamente planejamos respondê-los.

Reservo diariamente um bloco de uma hora e meia no final da tarde para lidar com atividades administrativas. Com frequência, não gasto tudo isso e posso investir parte desse tempo em outra coisa. Mas o fato é: se precisar, tenho tempo programado para lidar com e-mails e já resolver suas demandas ali na hora.

Um e-mail geralmente cai nas seguintes categorias:

  • Deletado: Muitos e-mails são deletados sem serem respondidos ou até lidos, já que constato pelo título que eles não se aplicam a mim (por exemplo: informes da universidade para a área de Ciências Biológicas). Se for spam, já marco imediatamente aquele endereço como tal ou insiro no meu filtro “Lixeira”, que encaminha os e-mails diretamente para o lixo, sem nem passarem pela caixa de spam.
  • Respondido, salvo e deletado: A maioria dos e-mails cai nesta categoria. Se algum e-mail demanda alguma ação, sendo possível, já faço o que for necessário e respondo na hora. Em seguida, exporto em arquivo EML e salvo na pasta apropriada, tanto o e-mail, quanto a resposta. Por fim, deleto o e-mail respondido e parto para outro.
  • Transformado em tarefa no meu Todoist e deletado: Se o e-mail exige a resposta de alguém ou uma ação mais longa da minha parte, correndo o risco de permanecer na minha caixa de entrada por mais do que dois dias, insiro aquela demanda como tarefa no meu Todoist , salvo a mensagem e a deleto. Se necessário, as partes relevantes do e-mail serão copiadas nos comentários da tarefa.

Se vejo que naquele dia chegou um volume grande de mensagens, leio só o comecinho: por ele já dá para saber o que é urgente ou não. Então resolvo apenas os urgentes e já incluo, na programação do dia seguinte, um tempo maior para lidar com os e-mails no bloco administrativo do final da tarde. Isso é bem raro de acontecer.

Não acessar e-mails no celular

Acessar e-mails no celular é estressante e improdutivo por diversas razões:

  • Ficamos com a sensação de que o trabalho está nos “perseguindo” o tempo todo, já que a tentação de acessar o e-mail a toda hora é maior no celular. Se o padrão é não acessar nunca, isso reduz a angústia.
  • A tela do celular é pequena para ler o e-mail rapidamente e o teclado é ruim para digitar, sendo muito mais ágil e fácil no computador.
  • É comum precisarmos anexar ou consultar outras coisas ao responder um e-mail, como nosso calendário, documentos, websites, etc. No meu desktop, tenho duas telas e isso fica extremamente facilitado. Abro uma na caixa de e-mails e outra para arquivos de apoio.

Por tudo isso, meus apps de comunicação e e-mails ficam numa pasta difícil de acessar no smartphone, chamada: “Tem certeza?

Só acesso os e-mails no celular em situações muito específicas, como viagens e urgências esporádicas. (Aliás, enquanto escrevo este post, estou tirando férias do meu smartphone. Já são quase cinco meses usando um telefone do tipo flip, daqueles da década de 90, que só fazem chamada e recebem SMS.).

O meu celular fica permanentemente no não perturbe, com exceção de um período de 4 horas à tarde. Nas 20 horas restantes do dia, conseguem falar comigo somente parentes e amigos muito próximos, superiores imediatos (chefe de departamento, diretoria, reitoria, etc.) e escola dos nossos filhos.

O app de e-mails não possui notificação ativada, portanto, não saltam mensagens avisando quando chegam novos e-mails e nem aparece aquele número agoniante no topo do ícone.

Exportar e salvar os e-mails em pastas organizadas no computador

Como professora e gestora, considero a prática de salvar os e-mails indispensável. Especialmente se o e-mail for o único comprovante que você tem para apresentar, se necessário. E-mails são documentos. Principalmente se no seu trabalho não existem softwares e processos organizados de comunicação e gestão.

Já tive que recorrer mais de uma vez a e-mails muito antigos para comprovar um posicionamento gerencial ou a entrega de uma prestação de contas. E-mails de mais de uma década, na verdade! Não é brincadeira, é muito sério isso. Portanto, salve seus e-mails profissionais.

Pessoalmente, prefiro não movê-los para pastas e arquivos em minha conta, mas sim exportá-los em EML ou PDF e armazená-los em meu computador, organizados em pastas e subpastas. O tempo investido neste processo é muito pouco e, na minha opinião, compensa.

As desvantagens de se criar pastas na sua própria conta de e-mail para arquivá-los são muitas:

  • Dependência de um serviço de e-mails: Trocamos de endereços e hospedagens de e-mails ao longo do tempo. Se você tem sua vida salva ali, acaba preso àquela empresa e àquela conta por comodidade. Quero ter liberdade, pois a tecnologia evolui e posso evoluir com ela, migrando para um serviço de e-mails melhor de forma rápida e fácil, como fiz com o ProtonMail (falarei sobre ele neste post).
  • Conferir equivocadamente a função de arquivamento a uma ferramenta de comunicação: Como mencionei anteriormente, é importante que eu acesse minha conta apenas para me comunicar, nada mais. Se o meu e-mail vira um repositório do passado, terei que acessá-lo constantemente para outros fins, como consultar essas mensagens arquivadas.
  • Sobrecarga emocional associada a projetos e pessoas que nem fazem mais parte do meu cotidiano: Essas pastas de armazenamento ficariam ali na minha conta de e-mails, sobrecarregando o meu cérebro com memórias e sentimentos em relação aos projetos e pessoas arquivadas. Você acaba visualizando essas pastas uma hora ou outra e mantendo acesas emoções, positivas ou negativas, em relação a atividades que nem fazem mais parte do seu cotidiano. Lugar de arquivo morto é no arquivo morto, não no nosso e-mail.
  • Dificuldade de gerir um volume grande de pastas e subpastas numa ferramenta que não foi feita para isto: Não sei como é a vida dos leitores e leitoras, mas a minha envolve dezenas de projetos e centenas de pessoas. Seriam necessárias muitas pastas e subpastas para organizar e arquivar isso tudo. Ficaria muito confuso fazer essa gestão dentro da minha conta de e-mails. É muito mais prático no meu computador, exportando os e-mails em EML ou PDF.
  • Ausência de backup e portabilidade: É mais seguro salvar no computador, porque os e-mails não estão só na nuvem e posso fazer backups físicos. Mantenho meus e-mails salvos em três HDs, dois guardados em endereços distintos. E esses arquivos são portáveis, posso inseri-los como anexos em projetos e outros e-mails.

Não enviar imediatamente e-mails polêmicos ou com temas difíceis

Utilizar o e-mail para escrever problemas polêmicos de trabalho e opiniões complexas nem sempre é a situação ideal, apesar de volta e meia nos pegarmos fazendo isso.

Se for uma questão com uma pessoa em particular, o melhor mesmo é conversar pessoalmente, mesmo que seja por videoconferência. A comunicação verbal envolve outros fatores importantes que ajudam a dirimir mal entendidos, como tom de voz, olhar, gestual, diálogo, etc.

No caso da vida profissional, tendo como premissa de que sua empresa possua processos de comunicação bem estruturados, utilize o software oficial para deixar tudo registrado, evitando fazê-lo por e-mail.

Entretanto, nem sempre é possível nos abstermos de e-mails que envolvam assuntos delicados ou discussões complexas. No e-mail é possível gerar um registro oficial de um ponto de vista, na falta de outros mecanismos mais eficientes.

Por exemplo, certa ocasião participei de uma comissão onde foi aprovada um processo de trabalho docente. Vários anos depois, sugestões de revisão desse processo foram realizadas por colegas que entraram depois de mim na universidade. E eu apoiei a moção dos novatos. Foi alegado, contudo, que eu estava na comissão original. Com isso, objetivava-se questionar a minha própria crítica. Foi o meu e-mail expondo meu ponto de vista que provou, para os colegas, que minha posição não mudou ao longo do tempo: eu apenas fui voto vencido naquela comissão.

Eu poderia ter mudado de ideia também, claro. Mudamos de ideia, ainda bem. Mas esse exemplo mostra a falta que faz ter mecanismos estruturados de comunicação, como uma plataforma onde as discussões das comissões e os votos, que nesse caso não são secretos, ficam registrados. Essa ausência delega ao e-mail tarefas que não lhe são ideais.

Portanto, se precisar mesmo mandar um e-mail envolvendo temas difíceis, “estrele” sua mensagem, vá tomar um café ou, se possível, até dormir antes de mandar e-mails complicados. Mais adiante neste post vou retomar o tema e explicar o que quero dizer com “estrelar” o e-mail.

Não escrever e-mails sob efeito de substâncias que alteram a consciência, como álcool e medicamentos fortes

Lutamos diariamente contra o “homem ou a mulher das cavernas” que vive em nós. E o álcool simplesmente liberta este ser primitivo e nos prova que a civilidade é uma fina e frágil casquinha.

Nunca aconteceu comigo, mas já presenciei situações tão embaraçosas com pessoas alcoolizadas em ambientes de trabalho, tais como vernissagens e happy hours, que minha conclusão foi de que as pessoas deveriam evitar o consumo de álcool no contexto profissional.

É um assunto tão grave que merece um texto próprio.

Medicamentos também interferem no nosso humor, autoconfiança, capacidade de julgamento e bom-senso. Para bem ou para mal.

Por exemplo, a Bromoprida, um medicamente extremamente comum, pode causar fortes efeitos extrapiramidais (alteração na coordenação dos movimentos) e crises de inquietação e ansiedade.

Medicamentos opiáceos podem provocar excesso de confiança, bem-estar e fluxos de pensamentos que se intercalam como ondas. Remédios assim são perigosos e podem inclusive viciar. Precisam ser tomados raramente, em momentos de muita necessidade, com receita e acompanhamento médico.

Nestes casos, em que estamos sob efeito de substâncias que alteram o nosso comportamento ou consciência, a situação ideal é adiar qualquer aula, reunião ou e-mail, principalmente os importantes. Salve a mensagem como rascunho e aguarde você voltar completamente ao seu estado normal para enviar.

Não confundir e-mail com trabalho essencial

No meu sistema de cores, costumo classificar minhas atividades em categorias, o que facilita com que eu visualize depois, na forma de gráficos, para onde foi o meu tempo.

Vermelho são as atividades prioritárias, aquelas que compõem o cerne do meu trabalho e da minha missão de vida, como escrever. Verde são as atividades de suporte, ou seja, aquelas atividades que tornam as prioritárias possíveis, mas que não são a parte mais importante. Por exemplo, aprendizado de softwares e línguas estrangeiras, programação, desenvolvimento Web de repositórios digitais, pesquisas de campo, etc.

E-mail não entra nem na categoria vermelha e nem na verde. E-mail é categoria amarela, reservada para atividades administrativas. Na hierarquia, perde para a vermelha, para a verde e para outras cores do meu processo de gestão.

Assim, procuro gastar o mínimo de tempo possível no amarelo, porque apesar de indispensáveis, tarefas administrativas não são as que mais geram resultados e valor.

Contudo, muitas pessoas se perdem por horas no e-mail e saem com a sensação de que “trabalharam bastante”. Geralmente o que elas fizeram foi, na verdade, desperdiçar um tempo precioso que nada tem a ver com suas atividades vermelhas, sequer verdes.

É importante ter consciência de que o e-mail é uma distração poderosa para nossa ética profissional, já que nos iludimos de que somos produtivos quando lidamos com eles. Na prática, estamos com frequência dando oportunidade ao autoengano. Principalmente no trabalho imaterial ou intelectual.

Não se “entreter” com e-mails: sistemas de gestão não são fins em si mesmos

Esta regra vale especialmente para os entusiastas da gestão como eu, e tem relação com o item anterior. É muito comum as pessoas com esse perfil acabarem se divertindo com a estruturação de sistemas cada vez mais complexos de gestão e produtividade, inclusive envolvendo e-mails.

Gestão não é um fim em si mesmo. Gestão, para mim, é um meio para a obtenção de resultados, melhoria da produtividade e aumento da minha qualidade de vida.

Os leitores verão neste post que os meus processos relativos aos e-mails são complexos. Ou seja, empreendi tempo planejando e implementando o meu sistema. Mas depois disso, meu sistema trabalha para mim economizando, muitas vezes mais, o tempo inicial demandado. Portanto, não é tempo gasto, é tempo investido num sistema automatizado.

Cuidado para não se perder confundindo não só e-mail, mas também outros sistemas de gestão, com trabalho, porque não é. A menos, é claro, que você esteja criativamente estruturando estes sistemas e rotinas. Faço isso em minhas pesquisas. Minha tese foi a construção de um modelo de referência para gestão de projetos de museus e exposições, por exemplo.

No âmbito individual, contudo, técnicas de produtividade são apenas ferramentas que utilizo para produzir o que realmente importa: disciplinas para meus alunos, pesquisas, publicações, exposições, projetos de extensão, laboratórios virtuais, websites, etc.

Técnicas de gestão pessoal me permitem realizar minha contribuição para a sociedade e para as pessoas que sirvo de uma maneira melhor. Não é o meu objetivo primordial e nem o que paga o meu salário. E isso faz toda a diferença na minha abordagem do que vem a ser produtividade.

O foco do nosso trabalho não é produtividade. Utilizamos técnicas de produtividade para fazer bem o nosso trabalho!

Não consultar e-mails de trabalho nos horários de descanso

A menos que alguém me telefone com alguma urgência realmente imprescindível, não consulto e nem respondo e-mails à noite, nos finais de semana, feriados ou férias.

O mesmo vale para as demais formas de comunicação profissional: plataformas de fóruns, softwares de gestão, aplicativos de mensagens, etc.

Se recebo um SMS de trabalho fora do expediente e entendo que isso não é uma urgência, respondo no dia seguinte, no horário comercial.

Raramente acontece, talvez até mesmo porque eu tenha adotado essa prática e as pessoas já sabem que a chance maior de obter um retorno é durante o período da tarde em dia útil.

Voltaremos a esta regra ao final deste post, quando falarei sobre a rotina de férias.

Otimização da convivência: regras básicas de Netiqueta do E-mail

Volta e meia nos esquecemos de algumas regrinhas básicas de convivência já consolidadas no mundo dos e-mails. Nesse guia não poderíamos deixar de relembrá-las:

Escreva e-mails curtos sempre que possível, com exceção dos ofícios, cartas pessoais e registros documentais.

E-mails longos frequentemente não são lidos e, portanto, mandar um e-mail longo significa ter que recapitular tudo na próxima reunião. As pessoas apenas “correm o olho”. Assim, escreva e-mails curtos. As exceções são para os e-mails que têm a funcionalidade de ofício, na vida profissional, ou de carta, na vida pessoal. Afinal de contas, quase ninguém mais escreve cartas à mão e as coloca no correio. O e-mail é a nova carta e o novo ofício. Logo, não é uma regra absoluta, depende do objetivo do e-mail. Às vezes quebro intencionalmente esta regra quando quero usar o e-mail como reflexão ou registro documental de um ponto de vista, como já mencionei neste post. Nestes casos, talvez ninguém vá nem ler na íntegra mesmo, mas gero um documento que pode me valer no futuro. Isso é uma distorção do uso do e-mail, utilizá-lo como “ata informal” de decisões e afins. Se tivéssemos plataformas de gestão da comunicação bem estruturadas, isso não seria necessário.

Sempre preencha o assunto do e-mail com informações completas, claras e atualizadas.

Nunca deixe o campo assunto vazio. Dê o máximo de informação possível para a pessoa ter subsídios para compreender do que trata o e-mail antes mesmo de abri-lo. Categorize o assunto, deixando claro se é apenas um informativo, se demanda uma ação, etc. Acrescente dados adicionais ao título original ou mesmo o modifique completamente, caso a conversa tenha tomado outro rumo. Por exemplo, se o e-mail tiver o assunto “escopo do projeto X para aprovação de Fulano”, responda “escopo do projeto X revisto e aprovado por Fulano sem modificações”. De repente, a pessoa só precisa dessa informação para ficar em paz e nem abrirá aquele e-mail naquele momento, pois tem outras prioridades.

Coloque as ações, pessoas envolvidas e informações principais no começo do e-mail.

É importante que as pessoas saibam logo de cara as ações requisitadas naquele e-mail, assim como outras informações relevantes. Coloque isso no início e deixe explicações adicionais para depois. Insira também, neste começo, as pessoas responsáveis por aquelas ações, de modo que os demais poderão decidir se prosseguirão a leitura do restante do e-mail ou não.

Quando inserir anexos explique o seu conteúdo no corpo do e-mail.

É comum setores administrativos encaminharem ofícios e documentos por anexo e não informarem, no corpo do e-mail, o seu conteúdo. Isso obriga a todos a abrirem aquele documento, sendo que muitas vezes o assunto nem lhes diz respeito. Utilizar isso como estratégia para forçar a leitura do anexo só é válido quando você tem certeza de que a pessoa que recebeu aquele ofício precisa mesmo daquele conteúdo. Não é o que tenho observado na prática. Sou forçada com frequência a abrir anexos completamente desnecessários para mim. Deixe o destinatário decidir: informe no corpo do e-mail o conteúdo do anexo. Se possível, até copie o seu conteúdo no corpo do e-mail logo após a sua mensagem introdutória.

Adicione cópia apenas para pessoas que sejam imprescindíveis (Cc).

Sempre se pergunte: essas pessoas realmente precisam receber este e-mail? Somente adicione quem for imprescindível. Se a troca de mensagens se afunilou em algumas pessoas, exclua as demais da conversa. Não as mantenha só porque estavam na mensagem original. Se for adicionado numa conversa inadvertidamente, peça gentilmente para não ser incluído naqueles e-mails. Com o tempo, as pessoas começam a ficar mais cautelosas com o uso do Cc.

Utilize cópia oculta com sabedoria e ética (Cco).

Um excelente uso da cópia oculta é para encaminhar ofícios e informativos gerais, com muitos e-mails adicionados. Manter os e-mails ocultos é uma forma de proteger os usuários incluídos da divulgação indesejada do seu endereço de e-mail. Isto evita, ainda, spams e o uso indiscriminado do “responder para todos”, que pode ocorrer a partir daquela mensagem. Entretanto, copiar alguém ocultamente em um e-mail (em tese) privado é um risco e pode ser, inclusive, antiético, pois o destinatário não sabe que mais pessoas estão cientes daquela conversa. Faça isso com bastante cautela, somente quando se tratar de e-mails operacionais e não de conteúdos sensíveis ou pessoais. O mesmo vale para prints de conversas. Não é educado printar a conversa de uma pessoa e encaminhar para outra.

Selecione “responder para todos” com cautela (Replay to all).

É impressionante como as pessoas ainda respondem “recebido”, “ciente” ou “confirmo presença” para todos, desnecessariamente. Isso pode ser feito só para o remetente. Caso ele tenha, aliás, solicitado confirmação. O que nos leva ao ponto seguinte.

Não confirme recebimento respondendo ao e-mail, a menos que a pessoa tenha solicitado.

A maioria dos e-mails informativos, principalmente os coletivos, não demandam confirmação ou resposta. As exceções ficam para e-mails com temas realmente importantes, onde você vai inclusive salvar a sua resposta como comprovante. Só nesses casos. Se a pessoa quer uma confirmação pode utilizar o recurso automatizado dos e-mails para isso (“Solicitar confirmação de leitura”). Neste caso, ela vai ficar sabendo que você recebeu o e-mail e pronto. Não há necessidade de, ainda por cima, você redigir uma mensagem e lotar a caixa da pessoa simplesmente dizendo “recebi” ou “ciente”.

Não agradeça ou parabenize pessoas com cópia para todo mundo.

A menos que a sua mensagem acrescente informações muito importantes para todos, agradeça ou parabenize a pessoa individualmente. Por mais que você queira demonstrar para o mundo a sua alegria e gratidão, resista e encaminhe somente para o alvo dos seus afetos. Não tem problema algum utilizar o e-mail para agradecer, elogiar ou parabenizar as pessoas, pelo contrário. Quem não gosta de receber um e-mail agradecendo pelo bom trabalho que fez? Contudo, se for algo realmente importante para alguém muito próximo a você, prefira agendar um café presencial ou alguma outra forma de consideração pessoal (cartões, flores, etc.). Alguns exemplos: casamentos, nascimentos, falecimentos, formaturas, aposentadoria, grandes promoções, etc. Se for um convite ou evento, mesmo que você não possa comparecer, encaminhe seu RSVP e/ou um presente.

Evite ironias, sarcasmos e piadas.

Mesmo que seja um amigo, há grandes chances do texto ser mal interpretado. Aliás, ando repensando seriamente o uso de ironias e sarcasmos não só no e-mail, mas na vida como um todo. Confesso que gosto de conversas provocativas e humor inteligente, mas de fato ironias acrescentam muito ruído na comunicação e nos relacionamentos.

Utilize as formalidades adequadas para o contexto.

Não é de bom-tom mandar emojis e abreviações para o seu chefe, por mais que vocês sejam amigos. Textos em caixa-alta são o equivalente a gritar: prefira itálico ou negrito para destacar alguma parte. Se o e-mail é profissional, mantenha o tom profissional, independentemente do grau de intimidade, especialmente se tiverem outros remetentes envolvidos. Essa regra pode ser quebrada, ainda mais no Brasil, que é um país caloroso. Mas tenha sempre em mente que informalidades precisam ser administradas com cautela no ambiente profissional. Na dúvida, mantenha o tom formal. Para e-mails institucionais e internacionais, pesquise quais são os termos e formatos utilizados naquele contexto. Costumo adotar”Caro” ou “Caríssimo” na introdução dos e-mails e “Um abraço cordial” no final, quando são pessoas do meu convívio. Assim, há uma mescla de tom carinhoso com profissional. Para estranhos ou pessoas com as quais tenho pouca intimidade, fico mesmo com os tradicionais “Prezado” e “Cordialmente”.

Escolha um nome de usuário (endereço de e-mail) que não possa ser considerado embaraçoso pelos demais.

É extremamente comum, principalmente entre meus alunos, que eles utilizem apelidos de infância, avatares de jogos, nomes de bandas de música ou coisas estranhas como endereço de e-mail. ze-sempre-de-boa@gmail.com não é uma escolha sábia. Palavrões e trocadilhos dúbios, então, nem pensar! Peça, ainda, para outros lerem o e-mail em voz alta para você. Um dos meus primeiros sites já foi www.acrochaveiga.com.br Na minha cabeça, as pessoas entenderiam que o A e o C eram para ser lidos separado do resto, mas o resultado é que todos liam tudo junto e soava horrível. Muitos me perguntavam: “O que é acrocha?

Programe uma assinatura automática com seus dados e contatos.

Colocar seu nome completo, cargo, websites e contatos ao final do e-mail não é uma massagem ao ego, mas uma necessidade. Presumir que as pessoas saibam exatamente quem você é soa muito mais arrogante do que informá-las. Com certeza você escreverá para destinatários desconhecidos ou que não se lembram exatamente de onde conhecem você. Facilite a vida das pessoas. Apresente-se no início, na primeira vez, e tenha uma assinatura em todas as mensagens. O ideal é que os dados sejam escritos na forma de texto, deixe imagem só para a logo. Nem todo mundo baixa imagens automaticamente no e-mail.

Salve templates de e-mails que utiliza com frequência.

Caso você precise encaminhar determinadas mensagens padrão com frequência, tendo poucas variações no texto, salve estes diversos templates de e-mails para agilizar a comunicação. Dois exemplos são convites para docentes participarem de bancas e envio de relatórios trimestrais de empresas e projetos. Alguns aplicativos permitem, ainda, a inclusão de textos previamente salvos nos e-mails.

Otimização das contas de e-mail: demandas e premissas para a escolha de um serviço de hospedagem

Quando decidi reorganizar as minhas contas de e-mail, listei as demandas que o serviço de hospedagem deveria me prover. Resumo aqui as principais:

Centralizar vários endereços de e-mail em um só lugar

Para fazer um uso otimizado desta ferramenta, é importante que tenhamos diferentes endereços de e-mails para diferentes fins. O problema é que isso implica manter várias contas, fazendo-nos perder tempo alternando entre as mesmas.

Além disso, certos projetos envolvem pessoas de vários contextos, portanto, contas diferentes.

Eu precisava de um serviço que me permitisse centralizar em um só lugar vários endereços de e-mails.

Por que ter várias contas?

Por exemplo, é interessante que você seja capaz de conferir seus recibos de compras on-line ou ler seus newsletters sem visualizar e-mails de trabalho.

Poderíamos utilizar as tags (marcadores, etiquetas), mas como são muitos e-mails, neste caso, fica mais fácil se forem endereços específicos para isso. O que também evita spam em nossas contas mais importantes.

Hospedar endereços com o domínio do meu website

Alguns desses endereços precisavam ser do meu domínio pessoal. No meu caso, esse domínio é www.anacecilia.digital

Quando possuímos um domínio, que custa de 40 a 100 reais por ano, dependendo da extensão (.com.br, .com, .digital, etc.), podemos criar e-mails personalizados, tais como: falecomigo@anacecilia.digital (este e-mail não existe, é apenas para exemplificar).

Ou seja, no lugar do domínio do serviço de hospedagem (@proton.me, @protonmail.com, @gmail.com, @icloud.com, etc.) viria a minha plataforma @anacecilia.digital, antecedido pelo nome de usuário que eu desejasse.

Além de ser um meio de divulgação do meu trabalho, um e-mail personalizado transmite profissionalismo. E você não precisa ter um website para isso. É possível comprar um domínio com seu nome e utilizá-lo somente para seus e-mails. Quando alguém digitar o seu domínio no navegador, pode ser redirecionado automaticamente para alguma página profissional que você já possua na Web. Por exemplo, para o seu currículo Lattes.

Por fim, ter o meu próprio endereço de e-mail torna-me independente de qualquer empresa. Como o domínio me pertence, este endereço sempre estará disponível para mim, mesmo que eu mude de serviço de hospedagem de e-mail.

Além disso, um e-mail próprio evita gerar emoções nas pessoas. Por exemplo, se alguém não tem simpatia pela Apple ou acha a Yahoo ultrapassada, utilizar @icloud.com ou @yahoo.com vai provocar no receptor impressões inconscientes a seu respeito.

Customização avançada de pastas, tags e filtros com programação Sieve

Para fazer um uso otimizado e intencional dos meus e-mails, é importante não somente dividi-los em pastas e tags, mas também configurar filtros avançados utilizando Sieve.

Sieve é uma linguagem de programação que permite a filtragem de e-mails.

Veremos mais adiante como Sieve é extremamente potente e útil.

Não é necessário saber programação para configurar filtros Sieve, pois existem vários tutoriais e filtros prontos, bastando copiar e colar. Além disso, o suporte da empresa de e-mails também auxilia o usuário a customizar suas demandas em Sieve, além de fornecerem opções já programadas que podem ser selecionadas com apenas um clique.

Disponibilizei depois das notas deste post um tutorial com os códigos necessários para realizar as filtragens que proponho aqui, caso o leitor goste do meu sistema de gestão no ProtonMail.

Empresa alternativa que não fosse o Gmail da Google

Como professora de uma Escola de Ciência da Informação e como pesquisadora de cibersegurança e proteção de dados, a síntese da minha opinião é: a Google é uma empresa eticamente questionável, que está causando sérios danos à nossa sociedade.

Minhas considerações sobre o Gmail e a Google certamente merecem posts específicos, abordando temas como capitalismo de vigilância, economia da atenção, modelos de negócios do capitalismo selvagem, ética digital, algoritmos, inteligência artificial, filtros bolha e “googletização” do conhecimento.

Caso o leitor já queira se antecipar e saber mais sobre o assunto, recomendo os documentários Privacidade Hackeada e O Dilema das Redes, ambos disponíveis no Netflix, assim como os seguintes autores:

Shoshana Zuboff

Professora da Universidade de Harvard e autora do livro A Era do Capitalismo de Vigilância. Clique aqui para assistir ao documentário Capitalismo de Vigilância, legendas em português disponíveis.

Zygmunt Bauman

Sociólogo polonês e um dos maiores intelectuais do século XXI, publicou mais de 50 livros e consagrou o conceito de liquidez na modernidade. Em sua passagem pelo Rio de Janeiro, Zygmunt Bauman falou sobre a Google e seu sistema fragmentado de conhecimento.

Manuel Castells

Sociólogo e professor universitário espanhol, especialista em tecnologias de informação na sociedade, escreveu mais de 20 livros e aos 24 anos se tornou o professor mais jovem da Universidade de Paris. Lecionou também nas universidades de Berkeley, Oxford, Cambridge e MIT. Clique aqui para ler o artigo de Manuel Castells intitulado A Internet Ameaçada, no qual ele tece duras críticas à Google.

Noam Chomsky

Avram Noam Chomsky é provavelmente o intelectual vivo mais importante do mundo, além de ser um dos filósofos mais influentes de todos os tempos, tendo escrito mais de 100 livros. Clique aqui para ler uma entrevista no qual Chomsky critica o acúmulo de dados da Google e o repasse dos nossos dados aos governos. Recomendo, ainda, o seu curso Como parar o Relógio do Juízo Final.

Siva Vaidhyanathan

Professor da Universidade de Virgínia e autor do livro The Googlization of Everything: And Why We Should Worry – A Googlização de tudo: e por que devemos nos preocupar.

James Williams

Ex-estrategista da Google, doutor em filosofia e ética digital pelo Oxford Internet Institute, autor de Stand out of our light: Freedom and Resistance in the Attention Economy – Saia da nossa luz: liberdade e resistência na economia da atenção. Este livro, publicado pela Cambridge University Press, é Open Access e pode ser baixado gratuitamente clicando-se aqui.

Tristan Harris

Ex-funcionário da Google, fundador do movimento Time Well Spent (Tempo bem gasto) e do Center for Humane Technology.

Jaron Lanier

Cientista da computação e um dos precursores da realidade aumentada, autor do livro Dez argumentos para você deletar agora suas redes sociais, no qual ele também fala sobre a Google.

Eli Pariser

Autor do best-seller O filtro invisível: o que a internet está escondendo de você. Clique aqui para assistir ao TED de Eli Pariser sobre filtros bolha.

Andrew Keen

Um dos empreendedores pioneiros do Vale do Silício e autor de Vertigem Digital: por que as redes sociais estão nos dividindo, diminuindo e desorientando, no qual ele também fala sobre a Google.

Preocupa-me principalmente o modelo de negócios da Google, baseado em anúncios e mineração dos nossos dados. Este modelo pode estar comprometendo a nossa privacidade, democracia e até mesmo nossa segurança planetária.

Meu mecanismo de busca padrão é o DuckDuckGo. Recorro ao Google somente se a minha busca nele não for suficiente.

Utilizo diversos serviços da Google no dia a dia, claro. Até mesmo porque em alguns casos é até um monopólio: não há opção concorrente. Além disto, as pessoas compartilham comigo arquivos do Google Drive e outros recursos que dependem de uma conta Google.

Tenho mais de um Gmail, aliás. Um deles, por exemplo, é um e-mail “lixo” que praticamente não abro, fica lotado de spams. Uso para me cadastrar em lugares não confiáveis ou de pouco interesse, nos quais sou obrigada a fornecer um e-mail.

Não tem como se abster completamente da Google, infelizmente. Mas minha premissa básica, ao reorganizar meus e-mails, era estabelecer meus endereços principais em um serviço que não fosse o Gmail.

Proton: o excelente serviço suíço escolhido para hospedar os meus e-mails

Existem vários serviços de alta qualidade, alternativos ao Gmail, que conseguiriam atender às minhas premissas e demandas acima enumeradas.

Escolhi a empresa Proton (ProtonMail) e listo a seguir as vantagens, características e curiosidades dessa empresa:

  • Nasceu em 2014, fundada por cientistas que se conheceram no CERN, o berço da Internet. Na verdade, Tim Berners-Lee, considerado o “pai” da Web, integra o quadro de conselheiros da Proton.
  • Foco na segurança e privacidade do usuário, possuindo autenticação de dois fatores, opção de mensagens com prazo de validade, criptografia de ponta a ponta e compliance com a GDPR, a rigorosa legislação europeia de proteção de dados. O ProtonMail foi o primeiro serviço de e-mail encriptado de ponta a ponta, aliás.
  • O ProtonMail é freemium, ou seja, possui versão gratuita e versão paga. Tenho uma conta gratuita, para tutoriais e afins. Minhas contas principais descritas a seguir estão no Plano Plus, que possui ótimo custo-benefício. Vale cada centavo.
  • Modelo de negócios não baseado em anúncios. O projeto conta com recursos da União Europeia e da Innosuisse, a agência de inovação da Suíça. Além de outras fontes, como as assinaturas dos usuários.
  • Os meus e-mails estão em servidores na Suíça. Uma curiosidade: o primeiro data center da ProtonMail se localizava num bunker de uma antiga base militar, mil metros abaixo dos alpes suíços, conseguindo resistir até mesmo a um ataque nuclear. Espero que definitivamente não precisemos disto…
  • Projeto open-source: sou uma entusiasta de softwares com código aberto!
  • Recursos avançados de uso e customização. Além daqueles mais comuns, como pastas e tags, oferece a possibilidade de cancelar o envio de e-mails, até 20 segundos depois de enviado, e configuração de filtros Sieve.
  • Busca avançada, filtrando os e-mails de inúmeras formas.
  • Além do e-mail, possui calendário, drive de arquivos e VPN. Utilizo o calendário para bloquear o meu tempo (time blocking) e o drive para guardar arquivos importantes. O app de VPN deles parece incrível, mas já tenho VPN no meu antivírus.
  • Os contatos são bem estruturados, permitindo fazer a gestão de pessoas de maneira organizada, adicionando informações diversas e dividindo-os em grupos.
  • Excelente usabilidade, tanto no desktop, quanto no app para celular.
  • Interface elegante e clean, com temas bonitos e sofisticados. Utilizo o Legacy. Aliás, o bom gosto da Proton é um capítulo à parte! Para mim, isso é muito importante, pois beleza em UX Design (experiência do usuário) vai além das aparências, tornando o uso mais agradável e intuitivo.
  • Suporte competente, ágil, educado e extremamente atencioso. O suporte é em inglês, mas a plataforma é totalmente traduzida para português do Brasil, bastando selecionar essa opção no rodapé do website ou nas configurações do e-mail.

Estou bastante satisfeita com a Proton, por isso, recomendo a empresa aqui. Lembrando que, de acordo com a missão deste blog, não temos posts pagos e anúncios: todas as recomendações são por mérito e/ou adequação dos produtos e serviços.

Clique na imagem para fazer a sua conta gratuita no ProtonMail.

Conta no ProtonMail: processos de organização e gestão dos e-mails e das caixas de entrada

Apresento a seguir como configurei minhas contas e meus endereços eletrônicos no ProtonMail. Com este exemplo real, ficará mais fácil para o leitor compreender como aplico tudo de que falei até aqui, na prática.

Menu de Caixas Padrão

O menu padrão do ProtonMail possui as seguintes opções:

  • Caixa de Entrada.
  • Rascunho.
  • Enviados.
  • Com estrela.

Menu secundário que pode ser recolhido ou expandido, se o usuário desejar, clicando em “Mais”:

  • Arquivo.
  • Spam.
  • Lixeira.
  • Todos os e-mails.

A maioria delas dispensa explicações. Vamos ver como utilizo a Caixa de Entrada, Com Estrela e Arquivo. Clique na imagem abaixo para visualizar os detalhes da plataforma. Removi alguns itens da imagem, como meus endereços de e-mail.

Print com a visão geral do ProtonMail. Clique na imagem para ampliar.

Caixa de Entrada 100% do tempo “vazia” para um uso intencional

Sempre que entro na minha conta do ProtonMail eu vejo zero mensagens na minha Caixa de Entrada, 100% do tempo.

Na verdade, uma só: um e-mail que mandei para mim mesma. O assunto dessa mensagem é: “Sempre conferir qual endereço estou utilizando para enviar o e-mail.”

Já me habituei a conferir isto, mas mantenho um lembrete para me avisar que, ao escrever uma nova mensagem, preciso escolher qual endereço de e-mail será utilizado para encaminhá-la.

Por padrão, o ProtonMail adota o endereço que defini como principal. Mas os leitores verão em breve que possuo sete endereços eletrônicos diferentes num mesmo lugar, encaminhados para a mesma conta.

Portanto, ao redigir uma nova mensagem, preciso selecionar o e-mail certo, de acordo com o destinatário. Para respostas isso não é necessário, o ProtonMail responde usando o endereço para o qual a mensagem foi enviada.

Onde foram parar os meus e-mails então?

Utilizando os filtros Sieve, todos os meus e-mails são redirecionados automaticamente para as pastas assim que chegam. Deste modo, minha Caixa de Entrada padrão está sempre vazia e consigo fazer um uso altamente intencional dessa ferramenta.

Print dos Filtros nas configurações do ProtonMail. Clique na imagem para ampliar.

Veremos como as Caixas de Entradas são organizadas em pastas logo mais adiante.

O fato é que entro na minha conta e decido o que acessar, sem visualizar nenhuma nova mensagem involuntariamente. Assim, posso abrir meu calendário, olhar alguma pasta específica, procurar um e-mail na busca ou via tags, sem ver mais nada além do que quero ver naquele momento. É o que denomino de uso intencional.

Parece simples, mas é transformador! Meu estresse reduziu significativamente ao consultar meus e-mails depois que configurei esses filtros. Vamos entender por quê.

Uso Intencional: A parte mais importante de todo o meu sistema de gestão dos e-mails

Todas as minhas manhãs, com exceção daquelas em que ministro disciplinas, meu tempo é bloqueado para as atividades prioritárias, como pesquisar e escrever. Explico sobre minha rotina de trabalho no texto Sistemas de Gestão do Tempo, onde apresento as técnicas de controle do tempo e time blocking.

Suponhamos, contudo, que a chefe do meu departamento me telefone no meio da manhã, quando estou escrevendo um artigo importante, e peça para eu checar o e-mail urgente: ela precisa da minha assinatura digital em um documento o mais rápido possível e as informações pertinentes estão naquele e-mail!

Neste exemplo específico, preciso ser capaz de entrar na minha conta e acessar somente aquele e-mail do meu departamento, sem visualizar nenhum outro e-mail da minha Caixa de Entrada. Posso fazer isso através da busca do e-mail, mas preciso acessar essa busca sem visualizar mais nada.

Neste caso, estou fazendo um uso intencional, sem distrações, do meu e-mail. Entro e saio da conta sem me envolver em nenhum assunto além daquilo que fui fazer ali. Em resumo…

Uso intencional do e-mail: capacidade de poder acessar minha conta sem ver nenhum e-mail. Ou seja, acessar somente o que eu quiser acessar e fazer somente o que eu preciso fazer, sem ser obrigada a visualizar mais nada que não seja relativo à minha intenção original. Isso é possível porque, como os e-mails entram direto nas pastas, minha Caixa de Entrada padrão está sempre vazia.

O grave problema do comportamento “multitarefa”

A importância deste uso intencional reside no fato de que o nosso cérebro demora para retomar a concentração, quando alternamos contextos. Simplificando, nossa mente ainda fica “raciocinando” de fundo na sua última tarefa, o que os cientistas chamam de atenção residual.

Não existe pessoa multitarefa, existem cérebros que pulam de uma tarefa para outra o tempo todo. Nosso “computador mental” não consegue processar várias coisas, simultaneamente.

Além disso, dependendo do conteúdo dos e-mails na minha Caixa de Entrada, essa capacidade de foco pode ficar totalmente prejudicada. Basta ter um aborrecimento qualquer ali. Ou seja, no exemplo que dei acima, posso entrar para assinar um documento rapidamente e terminar incapaz de produzir qualquer coisa no restante da manhã, porque visualizei algo aborrecido em outras mensagens de e-mails.

Lendo e respondendo somente o e-mail urgente da minha chefe (que localizei utilizando a busca do ProtonMail), será possível retomar a escrita concentradamente mais rápido, com menos “ruídos mentais de fundo” comprometendo a minha produtividade.

Com estrela: pense bem antes de clicar em enviar

Como o próprio nome diz, é possível favoritar um e-mail clicando no ícone da estrela, no canto daquela mensagem. Os e-mails marcados com estrela aparecem nesta caixa.

Uso o recurso para colocar em “quarentena” mensagens que envolvam decisões ou temas difíceis. Deste modo, posso refletir melhor antes de enviar.

Se for um e-mail urgente, costumo escrever, estrelar e ir tomar um café. Dez minutos que seja são às vezes suficientes para esfriar a cabeça e reler o conteúdo com a mente mais calma.

Se o assunto for realmente estressante, como até um chocolate! (Os leitores e leitoras “chocólatras” me entendem…)

Se o e-mail não for urgente, salvo a primeira versão na pasta de Rascunhos e marco com estrela. No dia seguinte, então, com calma, releio aquela mensagem e encaminho.

Alguns e-mails nunca deixam a minha conta: saem do Rascunho direto para a Lixeira. Simplesmente escrever, às vezes, é tudo que precisamos. Um desabafo para clarear ou organizar as ideias.

Já os que são realmente enviados, com frequência sofrem melhorias ou cortes substanciais.

O recurso de marcar os e-mails com uma estrela para refletir melhor pode economizar muito tempo, arrependimento e dor de cabeça.

Acredito que todos aqui, sem nenhuma exceção, recordam-se de algum dia em que se arrependeram amargamente de ter clicado em enviar. Portanto, no mínimo, vá tomar um chá ou um café!

Arquivo: somente e-mails úteis no curto prazo

É comum as pessoas utilizarem a pasta Arquivo para colecionarem e-mails atrasados, coisas para ler depois ou até mesmo transformá-la em um arquivo morto. Outros criam diversas pastas e subpastas para estes arquivos dentro da conta.

Nada disto é o ideal, na minha opinião. Adote aquilo que funciona para você. Em produtividade não existe regra geral. Estou demonstrando aqui o meu sistema pessoal.

Utilizo a caixa Arquivo apenas para armazenar e-mails operacionais úteis, que me serão necessários no curto prazo.

Por exemplo, um ticket de uma exposição ou orquestra, que possua um QR Code a ser utilizado na entrada. Após o evento, descarto o e-mail.

Em geral, minha pasta Arquivo contém duas ou três mensagens, quando muito.

Menu de Pastas Customizadas

Veremos agora como configurei minhas pastas para se transformarem em Caixas de Entradas específicas dos meus diversos endereços de e-mail, utilizando filtros Sieve.

Principal: meu endereço padrão

Para a pasta Principal são redirecionados todos os e-mails encaminhados para meu endereço padrão, que é um endereço do meu domínio @anacecilia.digital

Este endereço de e-mail é utilizado tanto para minha vida profissional, quanto pessoal. Decidi não fazer distinção, porque essa definição é nebulosa no meu tipo de trabalho e no país caloroso onde vivo. É comum alguns colegas de trabalho serem também amigos.

Além disto, quase nunca recebo e-mails pessoais, então, seria uma caixa a mais para consultar.

Os e-mails já entram na pasta Principal marcados todos como “lidos” (configurado com filtro Sieve). Isso é importante, pois assim os e-mails novos não ficam em negrito e também não aparece ao lado do nome da pasta um número com a notificação de quantos e-mails estão ali me esperando.

Repare que ao lado das pastas Principal, Internacional e Institucional nesta imagem não tem número algum, ao contrário das demais. Desde modo, quando entro na minha conta para efetuar algo específico, principalmente no final de semana ou férias, não sei quantos e-mails estão ali se acumulando nas pastas de trabalho. Assim, evito aborrecimento antecipado, caso o número seja grande.

Se o leitor estiver se perguntando se não fico curiosa e olho mesmo assim, a resposta é não. Durante as férias, por exemplo, nem clico nessas pastas. A sensação que sinto não é de ansiedade, mas de alívio!

Internacional: centralizando contatos de língua inglesa

Para esta pasta são redirecionados todos os e-mails encaminhados para meu endereço internacional, que também é um endereço do meu domínio @anacecilia.digital Assim como a pasta Principal, os e-mails já chegam aqui marcados como “lidos”.

Separei meus contatos internacionais em um endereço e uma pasta específica, por vários motivos. Um deles é que envolvem outro contexto. A começar pela língua, em geral, o inglês.

Escrever para pessoas de outros países vai além do idioma. Preciso acionar a minha versão hemisfério-norte de ser, onde reside a maioria desses contatos. É quase como incorporar uma persona pública distinta.

Isso tem inúmeras implicações, que modificam o conteúdo, a língua, o tom de voz e a netiqueta do e-mail.

Por exemplo, no Brasil, os termos escolhidos na redação de um e-mail são muito mais afetivos e informais, porque é o nosso jeito de ser. Além disso, o tom de voz no exterior costuma demandar mais objetividade e assertividade do que aqui.

Essas diferenças têm vantagens e desvantagens. Acho o ambiente de trabalho e os relacionamentos pessoais no Brasil bem mais leves e amistosos.

Contudo, alguns estrangeiros pensam que somos dissimulados, porque estamos constantemente “pisando em ovos” e não vamos direto ao ponto: seja para afirmarmos nossa própria competência ou argumento, seja para elaborarmos uma crítica construtiva.

Confesso que ainda estou patinando nesta seara, aprendendo com erros e acertos. O tema é tão interessante que merece outros posts específicos no futuro.

As diferenças culturais entre o Brasil e os países do hemisfério norte são inúmeras. Talvez possamos fazer uma exceção àqueles portugueses que consomem produtos brasileiros (músicas, livros, filmes, etc.) e estão mais familiarizados conosco e vice-versa.

Respondo aos e-mails internacionais em bloco, porque assim entro no meu modo operacional língua inglesa. Dependendo da urgência das atividades em curso, também estabeleço horários diferenciados para fazê-lo, de acordo com o fuso horário.

O calendário da Proton, onde faço meu time blocking, possui opção de exibir dois fusos horários. Escolho, então, o do Brasil e o do país com o qual estou tendo mais contato ultimamente. Assim, fica fácil já bloquear um tempo para responder esses e-mails internacionais e agendar videoconferências, tendo em vista a hora local. Clique na imagem para ampliar.

Exemplo didático fictício baseado na minha experiência real. Clique na imagem para ampliar.

Institucional: Fóruns e e-mail oficial da universidade

Desde 2006, quando me tornei professora concursada, o meu e-mail institucional está disponível no website da UFMG, bem como em artigos científicos, anais de eventos, reportagens, etc.

Isso significa que este e-mail já está cadastrado em uma centena de mailings indesejados, sendo uma fonte inacreditável de spam. Portanto, além do filtro de spams da UFMG, aplico diversas filtragens no e-mail institucional. Por fim, não é um e-mail que funcione de modo satisfatório, infelizmente.

Por todos esses motivos, não utilizo o e-mail institucional diretamente na plataforma da universidade. Esse endereço é redirecionado para esta pasta. Se alguém tentou entrar em contato comigo por ali, respondo utilizando os meus outros e-mails cadastrados no ProtonMail.

Devo perder alguns contatos que realmente queriam falar comigo, já que a maioria dos e-mails vão para a caixa de spam? Provavelmente sim. Mas costumam ser de jornalistas querendo uma entrevista para “ontem”, porque a matéria sairá em duas horas. Não tenho ansiedade para dar entrevistas, então, não ligo de abrir mão dessas oportunidades.

Não me recordo de já ter perdido algo realmente importante na caixa de spam. Aliás, quem quer mesmo entrar em contato comigo, não obtendo resposta pelo e-mail institucional, insiste por outros canais. Telefona para meu departamento, entra em contato via Lattes ou me manda uma mensagem no formulário dos meus websites.

Não devo me desfazer totalmente do e-mail institucional, porque ele é meu endereço oficial e login para serviços exclusivos da UFMG. Mas eu diria que muitos professores não usam o e-mail institucional diretamente e sim o redirecionam para outra conta de e-mail.

Também redireciono para esta pasta os newsletters e fóruns acadêmicos.

Operacional: e-mails de compras e serviços do dia a dia

Esta é a pasta que mais acesso diariamente no meu e-mail, podendo ser consultada a qualquer momento do dia, caso seja necessário.

Nela ficam todas as questões logísticas do cotidiano, tais como compras, serviços, passagens aéreas, tickets de exposições, assinaturas on-line, cadastros em websites, boletos e recibos de pagamentos de toda sorte.

Neste caso, criei um e-mail cujo endereço não me identifique, com o domínio da ProtonMail (@protonmail.com ou @proton.me). O leitor pode pegar alguns números aleatórios, duas letras do seu nome do meio e formar um endereço de usuário que faça sentido para você se recordar, mas que não te identifique para os demais que não te conhecem. Por exemplo: operacional42cr@proton.me (e-mail fictício, este endereço não existe).

Na ficha de cadastro dos websites, se não for obrigatório, não insira seu nome completo. Ou insira seus nomes do meio.

Isto é importante, pois nem sempre precisamos nos identificar em todos os lugares que nos cadastramos. Pelo contrário, em alguns sites, que permitem a inserção somente do e-mail e senha, é melhor manter o anonimato para não ser bombardeado, inclusive via telefone, com ofertas de promoções personalizadas.

Aliás, quando possível, desmarque sempre esta opção, para não ficar recebendo propagandas.

Separar um endereço para questões logísticas é essencial, pois isso me permite, por exemplo, comprar um presente num sábado a tarde, um livro numa livraria on-line ou acessar os tickets das passagens aéreas nas minhas férias, sem nem tomar conhecimento da existência dos e-mails de trabalho.

Digital: endereço exclusivo para os leitores desta plataforma

Esta pasta é exclusiva para conteúdos desta Plataforma Digital. Se uma pessoa me escrever uma mensagem no blog, por exemplo, via formulário de contato, um e-mail me é encaminhado aqui. Trata-se de um endereço específico para este fim, com domínio @anacecilia.digital

Se esta pessoa também pertencer ao meu mundo presencial, por exemplo, é alguém da área de museus ou algum acadêmico, então respondo utilizando o e-mail Principal ou Internacional. Esta pessoa será inserida no meu cotidiano de e-mails.

Se for um querido leitor ou leitora da plataforma, respondo utilizando o endereço específico desta pasta.

Em geral, lido com estes e-mails no sábado de manhã, tempo reservado para escrever e produzir conteúdos para o blog.

Newsletter: um lugar só para receber conteúdos de notícias e afins

Como o próprio nome diz, para este endereço vão meus newsletters e mailings (com exceção dos acadêmicos, que vão para a pasta Institucional). Assim como o Operacional, criei um e-mail com domínio @proton.me e usuário que não me identifique, utilizando letras, números ou palavras aleatórias.

Os e-mails já chegam para esta pasta “lidos”, ou seja, não aparece para mim notificação de quantos newsletters estão ali me esperando, para evitar curiosidade. Ler newsletters é um “passatempo” comum durante o expediente para muitas pessoas, principalmente nas sextas-feiras à tarde. Quero justamente evitar esta tentação.

Leio geralmente o newsletter na segunda-feira após o expediente, o dia da semana reservado para me informar. Sou extremamente criteriosa ao me inscrever em newsletters. Prefiro entrar nos sites e blogs para ver as novidades a receber seus conteúdos por e-mail. Meu sistema de gestão de curadoria da informação merece post próprio.

Não faço desta pasta um repositório de pendências para ler. Se um e-mail não for lido em uma semana, deleto aquele conteúdo na semana seguinte. Posso perder algo interessante? Sim, faz parte da vida. Não conseguirei ler tudo que tem de bom neste mundo.

Se li um artigo ou newsletter que gostei bastante, ele é armazenado no meu sistema de gestão de referências, que é um sistema complexo, os leitores terão oportunidade de conhecê-lo.

Em tempos de softwares de gestão de conteúdo, bancos de dados relacionais e inteligência artificial, conexões como o Zettelkasten de Luhmann2 são apenas a ponta do iceberg das muitas possibilidades proporcionadas pela revolução digital!

Máquinas: mensagens automáticas de robôs

Como coordenadora de um laboratório virtual e administradora de diversos websites, a maior parte dos e-mails que recebo são encaminhados por robôs: relatórios de segurança do Wordfence, registro de novos usuários em alguma conta WordPress, atualizações automáticas das instalações do meu laboratório, alertas de ataques hacker e por aí vai.

Esses e-mails são todos redirecionados para a pasta Máquina, em um endereço específico para isto. Costumo lidar com eles quando faço a manutenção dos laboratórios e websites sob minha responsabilidade. Diariamente, dou apenas uma espiadinha rápida para ver se tem algo urgente.

Templates

Como o próprio nome diz, salvo aqui os modelos de e-mails que utilizo com mais frequência. Geralmente encaminho uma mensagem para mim mesma com o texto padrão e depois salvo o e-mail nesta pasta.

Menu de Marcadores: agrupando os e-mails por tags

O ProtonMail permite criar tags para marcar os e-mails. Também é possível configurar filtros, de modo que certos e-mails já cheguem nas pastas etiquetados. É o que fiz com as tags a seguir. Os endereços com etiqueta já chegam na minha caixa marcados.

Isso faz com que eu não deixe passar e-mails importantes. Caso minha caixa esteja muito cheia naquele dia e eu não tenha tempo de ver e responder todos, as tags me ajudam a priorizar e a não deixar os contatos mais relevantes sem resposta rápida.

Por padrão, tenho quatro tags:

  • Importante: Contatos que são muito relevantes para mim, sempre ou no longo prazo.
  • Prioritário: Contatos importantes no curto ou médio prazo, geralmente temporários. Por exemplo, coautores de uma publicação em andamento ou orientandos prestes a defenderem suas monografias.
  • Família: Autoexplicativo, parentes mais próximos.
  • Pessoal: Amigos e pessoas da minha vida privada que merecem atenção especial.
  • Férias: Tag temporária, falo logo adiante neste texto sobre isto.

Pastas e marcadores seguem as cores do meu sistema de gestão de cores. Além das tags padrão, posso criar tags específicas para determinados projetos de maior porte, o que é bastante útil, já que possuo várias contas distintas. Determinados projetos recebem e-mails em vários endereços simultaneamente, como Principal (colegas brasileiros) e Internacional (parceiros estrangeiros).

Assim, se marco as pessoas e empresas envolvidas com a tag contendo o nome do projeto, clicando nesta tag crio, automaticamente, uma espécie de “caixa de entrada” exclusiva sobre ele, filtrando todos os meus endereços e pastas.

E-mails de projetos de maior porte são respondidos em blocos, para reduzir alternância de contextos. Aliás, procuro fazer isso com os outros e-mails também. Respondo em blocos de acordo com o tema: museus, orientandos, publicações, etc. Geralmente, começo pelos projetos.

Como eu não recebo um volume grande de e-mails, faço essa divisão dos blocos visualmente mesmo. Por exemplo, vejo quais e-mails são de orientandos e respondo em sequência. Não há necessidade de perder tempo separando-os em subpastas ou tags, por serem poucos por dia.

Por fim, as etiquetas são muito práticas durante o horário de lazer. Posso filtrar aqueles contatos que quero ter durante meu tempo de descanso, sem visualizar nenhum outro e-mail indesejado. Falando em lazer…

Rotina de férias e horários de descanso: dando um tempo nos e-mails com respostas automáticas

Algumas empresas destroem os e-mails que chegam na Caixa de Entrada do funcionário quando ele está de férias, informando o remetente por mensagem automática que a pessoa estará ausente até determinada data e que não recebeu aquele e-mail.

Deste modo, quando o funcionário retorna, não precisa lidar com uma caixa abarrotada de pendências. Também não sente ansiedade ou curiosidade de consultar seus e-mails no período de descanso.

Não sofro com esta última tentação, mas adoraria ver meus e-mails destruídos nas férias! Na falta desse maravilhoso recurso, irei concluir este guia apresentando a rotina de férias.

Durante as minhas férias, com raríssimas exceções, não trabalho mais. É uma conquista que veio com o tempo e com a maturidade, da qual não abro mão.

Férias é um momento ideal para ler livros sobre arte e sobre os antigos viajantes, praticar hobbies como desenhar e tocar violão, viajar para lugares interessantes e imergir naquela cultura local, visitar parques e museus e, principalmente, curtir meu esposo e nossos filhos.

Enfim, férias para mim é sinônimo de tempo de qualidade com minha família e comigo mesma, com minha vida pessoal, longe do turbilhão de tarefas que envolve nossas carreiras e projetos.

Nas férias, não leio e nem respondo e-mails de trabalho, a menos que me telefonem com alguma urgência. Raramente isso acontece. Se eu estiver viajando, o celular só receberá mensagens e ligações de parentes imediatos. Então, esqueça, não vou ver e-mails mesmo!

Ou seja, as pastas Principal, Institucional e Internacional não são acessadas e não sei quantos e-mails tenho ali até acabarem as férias.

Se existirem exceções muito importantes, como um orientando prestes a defender a monografia, crio uma tag Férias e incluo estes casos específicos. Mas precisam ser dúvidas pontuais, jogo rápido. Estas exceções não se aplicam durante as viagens, como falei. Viagem é um tempo especial que não pode ser perturbado com trabalho.

Como o ProtonMail permite criar filtros de respostas automáticas separados para cada endereço. Coloco uma mensagem de que estou ausente da UFMG somente nos e-mails das pastas Principal e Internacional, em inglês e português, alternando a língua que vem primeiro.

Eu não falo “férias” na mensagem, explico que estou ausente e coloco a previsão. Nas notas disponibilizo para o leitor a mensagem completa.3 Uso o recurso também no caso de viagens a trabalho.

Isso é interessante, pois os usuários dos e-mails que vão para minhas pastas Operacional e Digital, por exemplo, não precisam saber que estou fora, se eu não quiser. Também não são bombardeados por mensagens automáticas sempre que me escreverem. Nem recebem informações privadas desnecessárias acerca da minha rotina.

Neste contexto, minha estratégia de filtros ajuda bastante a manter o foco na vida pessoal durante as férias, mantendo a vida profissional completamente do lado de fora. Usando as tags Família e Pessoal, posso checar como andam os parentes e amigos. Com as pastas distintas, tenho acesso às minhas compras e meus newsletter de notícias, sem visualizar absolutamente nada de trabalho. Relembrando, minha Caixa de Entrada padrão é, permanentemente, vazia.

Durante o meu lazer, enfim, posso finalmente fazer um uso intencional e eficaz desta poderosa ferramenta chamada e-mail.

Esta é a principal razão, aliás, de ter configurado todo este sistema de gestão dos e-mails. Uma vez estruturado, ele trabalha automaticamente a meu favor, permitindo-me economizar tempo, aumentar minha produtividade, melhorar minha qualidade de vida e tirar férias do estresse.

Numa tarde ensolarada de sábado, em algum parque de Belo Horizonte, ou admirando uma vista como essa no Rio de Janeiro, nem me lembro que existe trabalho ou e-mail!

Rio de Janeiro visto do Pão de Açúcar. Foto: Ana Cecília Rocha Veiga.

Notas

Atualizado em Agosto de 2022.

1 – Todoist.

Todoist é o principal software de gestão no qual faço o meu planejamento diário atualmente. O aplicativo permite organizar as listas de tarefas em projetos. Nele faço o gerenciamento tanto da minha vida profissional, quanto pessoal. O aplicativo possui um plano gratuito, com algumas limitações de recursos, mas que provavelmente atende à maioria dos usuários.

2 – Zettelkasten de Luhmann.

Zettelkasten (do alemão, caixa deslizante – daquelas de bibliotecas e arquivos) é um método de armazenamento de notas e referências, popularizado principalmente pelo sociólogo Niklas Luhmann.

Funciona como se fossem cartões de uma biblioteca, que além de possuir os dados da fonte, contam com anotações diversas conectadas entre si. Ou seja, um cartão referencia outro, formando uma rede de citações e pensamentos acerca de um tema. Como as tags fazem hoje na Web, só que neste caso a tag de Luhman é composta por um código.

Ao todo, Luhmann acumulou mais de 90 mil cartões em sua vida. Como ele era um escritor prolífico, seu Zettelkasten recebe parte dos créditos por sua vasta produção, já que teria sido fonte importante de inspiração para ele.

Luhmann faleceu no final do século passado, portanto, antes da explosão do computador pessoal, da Web, da inteligência artificial e dos inúmeros recursos que temos hoje, capazes de transformar nossos sistemas de referências em redes hiperlinkadas altamente complexas.

Essa complexidade compensa, pois hoje podemos ter zettelkasten digitais extremamente eficientes e sofisticados. Apresentarei o meu aqui para vocês no futuro!

3 – Mensagem que utilizo em minhas respostas automáticas de férias e viagens a trabalho.

Desculpe, estou ausente da UFMG e esta é uma resposta automática. Checarei novamente a minha caixa de e-mails em dia, mês e ano. Obrigada pela compreensão! Um abraço cordial, Ana Cecília

Sorry, I’m away, and this is an autoresponder. I will check my inbox on date. Thanks for understanding! Kind regards, Ana Cecilia

Agradecimentos: Alberto Nogueira Veiga, Paulo Rocha e todos os que me deram seu precioso feedback, obrigada pelos comentários e sugestões. Ao maravilhoso time de suporte da Proton.

Imagens: Teclado com cartinhas coloridas e café (Tolgart, iStock), Todoist (Print do Website), Mesa de escritório e montagem tela WhatsApp (Adam121, Adobe Stock), E-mails no celular (Torsten Dettlaff, Pexels), Moça preocupada (Andrea Piacquadio, Pexels), Inbox (Piqsels), Cartas com selos de cera (Lalezarfa, Pexels), Mulher digitando e-mails e chá (Piqsels), Google (PhotoMIX Company, Pexels), Prints do ProtonMail (Proton.me), Café Chemex (Cihan Yüce, Pexels), Carrinho de compras e presente (Karolina Grabowska, Pexels), Robô de Madeira (Kaboompics, Pexels), Rio de Janeiro (Ana Cecília Rocha Veiga).

Tutorial Sieve

Estes códigos foram programados, a meu pedido, pela incrível equipe de suporte do ProtonMail. Confira clicando aqui, ainda, um tutorial sobre Filtros Sieve elaborado pela Proton.

1 – Código Sieve para filtrar os e-mails de um endereço, encaminhando-os diretamente para uma pasta. Substitua as partes em negrito pelo seu endereço de e-mail e pelo nome da sua pasta. Depois, crie um filtro Sieve no seu ProtonMail, delete o código pré-inserido, substituindo-o pelo abaixo.

require ["include", "environment", "variables", "relational", "comparator-i;ascii-numeric", "spamtest"];
require ["fileinto", "imap4flags"];# Generated: Do not run this script on spam messages
if allof (environment :matches "vnd.proton.spam-threshold" "*", spamtest :value "ge" :comparator "i;ascii-numeric" "${1}") {
    return;
}/**
 * @type and
 * @comparator contains
 */
if header "Delivered-To" "seu@email.com" {
    fileinto "Nome da Sua Pasta";
}

2 – Código Sieve para filtrar os e-mails de um endereço diretamente para uma pasta, fazendo com que as mensagens cheguem já “lidas”. Substitua as partes em negrito pelo seu endereço de e-mail e pelo nome da sua pasta. Depois, crie um filtro Sieve no seu ProtonMail, delete o código pré-inserido, substituindo-o pelo abaixo.

require ["include", "environment", "variables", "relational", "comparator-i;ascii-numeric", "spamtest"];
require ["fileinto", "imap4flags"];# Generated: Do not run this script on spam messages

if allof (environment :matches "vnd.proton.spam-threshold" "*", spamtest :value "ge" :comparator "i;ascii-numeric" "${1}") {
return;
}/**
* @type and
* @comparator contains
*/
if header "Delivered-To" "seu@email.com" {
addflag "\\Seen";
fileinto "Nome da Sua Pasta";
}

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