Há cerca de vinte anos, comecei a planejar, registrar e analisar as minhas horas. Aos poucos, apresentarei para os leitores o meu sistema de gestão do tempo completo. Neste post, o enfoque será no controle de horas.

Este controle é um hábito que potencializa, e muito, nossa produtividade e nossa qualidade de vida. Vamos descobrir por quê.

O que é o controle de horas?

O controle de horas é um registro escrito no qual monitoramos o tempo gasto em cada atividade do trabalho ou do dia a dia.

O básico desse controle é anotar uma breve descrição da tarefa, a hora que começamos a executá-la, a hora que terminamos e quanto tempo isso representa.

Exemplo

Escrevendo artigo científico Gestão Inclusiva – 28/02

  • 7:35 – 9:10 (1 hora e 35 minutos)
  • 9:20 – 10:40 (1 hora e 20 minutos)
  • 11:05 – 11:45 (40 minutos)
  • Total = 3 horas e 35 minutos.

Os intervalos para qualquer outra atividade, como tomar um café ou responder mensagens, devem ser descontados. Isso é muito importante, pois é justamente aí que as pessoas consomem parte considerável do seu tempo sem perceberem.

Na maioria das vezes, a sensação que se tem é que trabalhamos ou estudamos a manhã inteira. Entretanto, quando registradas as horas reais na frente do livro ou da página em branco, percebemos que nem sempre é bem assim.

Hora do café.

Para quê controlar as horas?

Comecei a registrar minhas horas quando me tornei freelancer em 2002, ao abrir meu escritório como autônoma, um home office. Naqueles tempos, prestava consultoria na área de patrimônio cultural e cobrava por hora. Fazia um pouco de tudo: dossiês de tombamento, laudos técnicos, exposições, levantamentos, mapeamentos, inventários e por aí vai.

Eu precisava passar para os clientes, no orçamento, o valor da minha hora para aquele serviço, bem como duas estimativas: o mínimo e o máximo de horas esperadas para sua realização. Se eu estimasse mal aquele trabalho e gastasse muito mais horas do que o constante no contrato, o prejuízo era todo meu. Se eu previsse horas demais, poderia perder o cliente.

Portanto, foi aí que o controle de horas se tornou imperativo. Contudo, é um hábito que nunca mais abandonei, pois este diagnóstico nos traz inúmeros benefícios:

  • Curadoria e priorização de atividades e projetos: Saber como investimos o nosso tempo é o primeiro passo para poder geri-lo melhor. Se soubermos quanto tempo gastamos em média nas diversas atividades e projetos, podemos decidir quais priorizar e quais devemos recusar, por falta de tempo. É muito comum colocarmos no nosso prato mais coisas do que damos conta.
  • Autoconhecimento: Tempo é um recurso precioso e escasso. As atividades que tomam a maior parte do nosso tempo nos revelam muito a nosso próprio respeito, principalmente sobre o que consideramos importante. Além disto, como veremos neste post, registro diversas informações subjetivas sobre minhas atividades através de etiquetas. Portanto, para mim, o controle de horas é uma ferramenta de autoconsciência e de identificação dos meus valores, habilidades e interesses.
  • Cronogramas realistas: Nosso cérebro não é bom em estimar o tempo que levaremos para realizar certas atividades. Em geral, superestimamos o tempo necessário para as tarefas “chatas” e subestimamos aquelas que nos parecem mais divertidas. Todo mundo conhece essa sensação, como, por exemplo, a redação de um relatório que levou apenas meia hora, mas nos pareceu uma eternidade. Ou a manhã simplesmente “voar” porque entramos em fluxo lendo um livro incrível. Essas experiências influenciam nossa memória acerca da duração das coisas. Portanto, saber o tempo exato nos permite alocar nossas horas assertivamente.
  • Avaliar o custo-benefício do tempo investido em nossas atividades: Com o controle de horas, podemos perceber quais são os “ladrões” do nosso tempo. Ou seja, aquelas atividades que tomam horas demais e trazem benefícios de menos.
  • Gestão eficiente de equipes e projetos: No caso de gestores e equipes, o controle de horas auxilia de incontáveis formas, como na distribuição das tarefas. Gerentes também podem utilizar as tags aqui propostas para conhecer melhor sua equipe e alocar projetos e atividades de forma mais produtiva.

Como controlar as horas?

Existem várias formas de se controlar as horas. O mais importante é precisão e consistência. Comecei controlando minhas horas simplesmente anotando numa folha de papel e passando a limpo, no final do dia, em um arquivo de texto.

Eis algumas opções para se fazer este monitoramento. Utilizo, ou já utilizei, um pouco de cada:

Papel e lápis

Se um papel e lápis na sua mesa são impossíveis de ignorar ou esquecer, vá de papel e lápis. Depois, é só calcular os somatórios e percentuais. Ou ainda, inserir os dados em um programa de planilhas, como Calc ou Excel, para gerar gráficos com os resultados.

Time blocking

A técnica conhecida como time blocking (bloqueio/bloquear o tempo) consiste no planejamento prévio do seu dia, organizando-o em “blocos de horas”, nas quais serão realizadas as tarefas alocadas para aquele período.

Além de anotar o planejado, é importante também registrar as mudanças que acontecem ao longo do dia, pois não se trata de uma programação inflexível. Este planejamento pode ser feito utilizando-se planners ou calendários, físicos ou digitais.

A grande vantagem que vejo do time blocking é trazer para o campo visual o seu gasto de horas. Além disto, registrando não só o planejado, como também o executado, é possível comparar a situação ideal com a vida real. Estas análises podem gerar insights úteis, aprimorando o processo de alocação das atividades e das horas.

Tempo bloqueado no calendário do ProtonMail em comparação com as horas efetivamente executadas no calendário do Toggl Track – exemplo fictício didático baseado na minha experiência real.

Aplicativos de controle de horas

Um simples cronômetro pode servir para registrar as horas.

Já os aplicativos de gestão do tempo permitem monitorá-las de forma completa e prática, seja adicionando manualmente os dados, seja utilizando o timer. Neste último, insere-se a descrição da atividade e, em seguida, clica-se no play para iniciar a contagem e no stop para finalizá-la. As horas são, então, contabilizadas pelo app automaticamente.

Além do recurso de registro das horas, os aplicativos também permitem classificá-las por:

  • Projetos e tarefas.
  • Cores (cada projeto pode ter uma cor diferente).
  • Etiquetas (tags).
  • Clientes para os quais as tarefas foram executadas.
  • Equipes ou membros que as executaram.

Por fim, a grande vantagem dos aplicativos é que geram, instantaneamente, relatórios detalhados do controle de horas, apresentando-os na forma de gráficos, calendários, planilhas, orçamentos e estatísticas.

Ampulheta ou cronômetro digital

Costumo fazer intervalos de 10 minutos a cada 50 minutos de trabalho. Levanto, então, para tomar uma água ou um café e esticar o corpo.

Quando não estou no computador, monitorando meu tempo diretamente no timer do Toggl, coloco um alarme no celular para me avisar quando completarem os 50 minutos. Isto acontece, por exemplo, quando leio um livro de papel ou e-book no e-reader.

Além do alarme, também utilizo uma ampulheta com cerca de 50 minutos de areia. Isso me permite ter uma noção de quanto tempo falta para o intervalo, sem precisar consultar nenhum equipamento eletrônico. Evito, com isso, tentações e mudanças de contextos. Se quero muito tomar um café, mas vejo que falta pouca areia para finalizar o ciclo de leitura, eu espero.

Escolhi uma ampulheta, porque gosto deste objeto e de coisas vintages. Apesar de ser uma pessoa bastante digital, possuo também um lado “antigo”. Afinal de contas, pesquiso museus.

Costumo estabelecer uma relação estética e afetiva com meus softwares, sistemas e objetos de produtividade. No meu caso, isto funciona como um forte incentivo para efetivamente utilizá-los.

Entretanto, se o leitor tiver um perfil mais pragmático, pode optar por adquirir um cronômetro digital ou relógio de pulso que possua cronômetro, para facilitar a contagem do tempo.

A minha única ressalva é não utilizar o cronômetro do celular, para evitar a tentação de abrir algum aplicativo ou a distração de ver alguma mensagem. Aliás, deixo o meu celular escondido no escritório atrás de uma plaquinha onde se lê: “Desconecta que passa”.

Manter o celular fora da minha vista é algo que faço sempre quando estou trabalhando ou me divertindo. A simples permanência do celular no nosso campo de visão altera o nosso comportamento e capacidade de concentração.

E-reader Kindle e o livro Ecos do Mundo (Editora Carambaia), com ensaios diplomáticos de Eça de Queiroz.

Quais atividades controlar?

Para quem está começando e não tem noção de para onde vai o seu tempo, controlar todas as horas do dia por alguns meses é um exercício interessante.

Ou, ainda, quando se está pretendendo tomar alguma decisão crucial, como mudar de emprego, área de atuação ou cidade. Nestas situações, compreender a rotina na totalidade pode fazer grande diferença.

No meu caso, registro hoje apenas parte das minhas atividades profissionais, especialmente aquelas sobre as quais tenho autonomia, como pesquisas e publicações. Deste modo, o controle pode me dar informações importantes no processo de decisão e gestão dos meus projetos.

Eu não registro mais, por exemplo, quanto tempo gasto respondendo e-mails. Eu já fiz tudo que podia para otimizar o meu e-mail. Portanto, não há mais nada a fazer a não ser cumprir com essa obrigação, que pode levar dez minutos ou até mais de uma hora, dependendo do dia. Não há um padrão.

Na vida pessoal, o único controle que costumo fazer atualmente é quantas horas gasto executando meus desenhos. Faço esse registro apenas por curiosidade, porque é um hobby.

Sistema de gestão do tempo: meu método pessoal de controle de horas

Apresento a seguir os processos do controle de horas do meu sistema pessoal de gestão. Utilizo, atualmente, os aplicativos ProtonMail, Toggl Track e Calc do LibreOffice (equivalente ao Excel do Office, sou uma entusiasta do open source!).1

Estes dados amparam as decisões do meu planejamento semanal, mensal e anual, que merecem posts próprios. Já escrevi no blog sobre meu Quadro de Metas. Neste texto, foco apenas no controle de horas.

Bloqueando as horas no calendário do ProtonMail

Começo o semestre bloqueando minhas horas (time blocking) com uma previsão, que chamo de planejamento ideal de referência, de acordo com o que está em andamento.

No momento em que escrevo este post, minhas horas são divididas em quatro blocos principais, que já ficam permanentemente marcados no meu calendário: prioritário, suporte, administrativo e fixos.

Estes blocos são registrados no calendário do ProtonMail e classificado por cores, que seguem um padrão aplicado a todas as minhas ferramentas de gestão, digitais ou analógicas. Escrevo um post separado futuramente, explicando o uso das cores no meu sistema de planejamento.

Segue uma descrição dos blocos:

  • Prioritário (calendário vermelho): Período da manhã, quando realizo atividades essenciais, como escrever, ler, estudar, pesquisar. É o meu horário nobre, no qual minha produtividade e capacidade de concentração estão em alta. Neste horário, meu celular está no não perturbe e só recebo ligações de parentes e amigos muito próximos, superiores no trabalho (chefe de departamento, diretoria, etc.) e escola das crianças. Estando sob meu controle, nenhum outro tipo de atividade é agendada na parte da manhã, como reuniões. As exceções ficam para os semestres em que tenho disciplinas neste período. No sábado, a manhã é bloqueada para escrever este blog.
  • Suporte (calendário verde): Primeira metade da tarde, na qual realizo atividades de suporte do meu trabalho, que são menos cansativas e exigentes que as tarefas da manhã. São exemplos de atividade de suporte a programação e desenvolvimento Web dos repositórios digitais do laboratório virtual que coordeno, design gráfico de cartilhas dos projetos, atualização e inclusão de conteúdos das disciplinas no Moodle (ambiente virtual de aprendizado utilizado pela UFMG).
  • Administrativo (calendário amarelo): Final da tarde. Envolvem trabalhos burocráticos ou rotineiros, como responder e-mails e fóruns dos alunos no Moodle, dar telefonemas, preencher o Lattes, gerar relatórios e gráficos, etc. Priorizo marcar minhas reuniões neste horário.
  • Fixos (calendário laranja): Atividades que acontecem regularmente, tais como disciplinas de graduação e pós-graduação.
Print do calendário do ProtonMail com os blocos de tempo, exemplo de planejamento ideal de referência. Clique na imagem para ampliar.

As atividades específicas que serão realizadas naquele dia, em cada bloco, são alocadas no final do dia anterior, com base no planejamento semanal. Depois é possível confrontar o planejado com o executado, comparando o calendário do ProtonMail com a visão calendário do Toggl Track, como já vimos anteriormente.

Organizando as atividades por projetos e cores no Toggl Track

Há alguns anos que utilizo no meu controle de horas o plano gratuito do Toggl Track, um software freemium (versão paga + versão gratuita), com aplicativos integrados para navegador de desktop e celular.

Eis alguns exemplos de projetos controlados no app: publicações (cada publicação ganha um projeto próprio), projetos de pesquisa e extensão (idem), revisão de artigos para periódicos, bancas, cursos e eventos, leituras profissionais, administrativo e ensino.

Em geral, não contabilizo tempo em sala de aula, porque isto é fácil de estimar pela carga horária das disciplinas. Entretanto, algumas coisas associadas ao Ensino são registradas eventualmente. Por exemplo, as orientações entram no controle, sendo que cada orientando é um projeto no Toggl.

No caso dos encargos administrativos, faço o registro das atividades (reuniões, relatórios, etc.) associados à cada representação, como participação em câmaras departamentais, congregação, direção de museu, comitês e comissões. O objetivo é identificar quanto tempo cada cargo ocupa e, assim, decidir para quais posso concorrer em cada época da vida.

Por fim, mantenho projetos separados para cada uma das minhas frentes envolvendo as Tecnologias da Informação e Comunicação, tais como websites, laboratório virtual, repositórios digitais, exposições on-line, etc.

Classificando as tarefas por etiquetas: a parte mais importante do meu controle

Um dos processos de gestão mais importantes para mim é a classificação das minhas horas por etiquetas (tags). O Toggl Track conta com esse recurso, sendo possível registrar tags associadas às horas controladas pelo app. Divido as minhas tags em grupos:

Tags Jornada

Este grupo de etiquetas registra como eu me senti ao longo da execução daquela tarefa. Isto é crucial no meu sistema de planejamento, porque para mim, importa tanto a jornada quanto o destino, tanto o processo quanto o resultado. São estas as tags do grupo:

  • Horas neutras: A atividade não me provocou nenhum sentimento forte. Ou seja, eu me senti moderadamente bem ou levemente desconfortável ao realizá-la.
  • Horas agradáveis: Eu me senti especialmente satisfeita ao realizar aquelas atividades.
  • Horas empolgantes: É a melhor classificação possível, reservada somente para aquelas tarefas nas quais realmente me senti empolgadíssima durante o processo.
  • Horas difíceis: São aquelas horas sofridas, nas quais precisei me forçar para concluir a tarefa, porque não queria de jeito algum fazer aquilo.
  • Difícil começar: Atividades que procrastinei ou que foram extremamente difíceis para mim começar. Precisei despender muita energia emocional e força de vontade para iniciá-las.

Causas externas podem influenciar a minha percepção da jornada. Por exemplo, se eu estiver extremamente doente naquele dia, o motivo pelo qual aquelas horas foram entendidas como difíceis não foi a atividade em si, mas o meu estado de saúde.

Nestes casos, não preencho as tags de Jornada, para não influenciar as minhas estatísticas. Quando a situação se normalizar, volto a registrá-las.

Está tudo na jornada…

Tags Produtividade

Este grupo registra avaliações de produtividade, concentrando-se em verificar se aquelas tarefas estão me conduzindo para os resultados que quero obter:

  • Fluxo: Se entrei em fluxo ou não realizando aquela atividade. Fluxo é um estado no qual nossa atenção fica plenamente focada naquilo que estamos executando, a ponto de pararmos inclusive de avaliar o nosso desempenho durante a execução. Entramos em fluxo, geralmente, quando focamos em uma só atividade, sem distrações; esta atividade é significativa para nós; esta atividade não é fácil demais, mas também não é tão além das nossas habilidades. Quando entro em fluxo, esqueço da minha constante vontade de comer, dos problemas, do relógio e até de pegar as crianças na escola (não se preocupe, leitor, agendei um alarme diário para que isso não aconteça.)
  • Missão: A atividade vai ao encontro da minha missão de vida. Escreverei sobre meu sistema de planejamento de longo prazo em outra ocasião.
  • Senso de Realização ou Contribuição: Entendo que o produto ou resultado daquelas horas contribuem para a minha realização profissional e para o mundo. Ou seja, sinto que aquilo é importante para a minha satisfação pessoal e para a sociedade.
  • Senso de Urgência: Aquela atividade me provocou um desejo quase incontrolável de realizá-la imediatamente. Em geral, isto acontece com a escrita. Preciso urgentemente escrever aquilo que está na minha cabeça a ponto de, em alguns casos, começar a redigir o texto no celular mesmo, porque estou na rua. Antigamente, quando não tinha filhos e minha rotina não era tão disciplinada, às vezes levantava no meio da madrugada para escrever. Hoje em dia, não costumo ceder ao senso de urgência, até porque uma vida organizada exige de nós disciplina e prioridades. Mas quando isto acontece, registro com esta tag.
  • Atividades Estratégicas: São atividades que não necessariamente estão alinhadas com a minha missão, nem resultam em grandes contribuições, mas que podem ser relevantes indiretamente para isto. Um exemplo: posso aceitar o convite para participar de determinado comitê, porque entendo que isso me abrirá portas importantes, colocando-me em contato com algumas pessoas com as quais quero estreitar laços profissionais. Eu não aceitaria essa atividade pela atividade em si, mas pelas oportunidades advindas dela.
  • Atividades Vãs ou Improdutivas: Atividades que me arrependi de ter realizado, seja porque não obtive os resultados desejados, seja porque o custo-benefício não foi positivo. Essa tag, em geral, é acrescentada no final do ano, quando repasso todas as minhas horas controladas. Entretanto, às vezes posso concluir isso logo quando a tarefa termina e percebo que não valeu a pena o tempo investido.

Tags Atividades

Este é o maior grupo e registra o tipo de atividade que estou realizando em minhas tarefas: escrevendo, lendo, pesquisando, desenvolvimento Web, programando, gravando vídeos, orientando, etc.

Este ano estou detalhando ainda mais algumas destas atividades. Por exemplo, além de simplesmente Escrevendo, agora tenho as opções:

  • Escrita – Reflexão: Preparação prévia para a escrita do texto, tais como brainstorming, mapas mentais, fluxogramas, índices e sumários, estruturação do projeto no Scrivener, etc.
  • Escrita – Primeira versão: O texto propriamente dito escrito pela primeira vez, aquilo que coloco na folha em branco.
  • Escrita – Edição: Relendo, reescrevendo e melhorando o texto. Lendo em voz alta (faço isto várias vezes, aliás). Minha hipótese é que a maior parte do tempo em que estou escrevendo, fico nesta fase de edição. Este ano vou descobrir se minha impressão é verdadeira.
  • Escrita – Revisão: Revisão que faço no texto após a leitura de outras pessoas, como revisores de português ou inglês, avaliação por pares em periódicos ou meus conselheiros deste blog. Depois desta fase, eu posso retornar para a reescrita (edição).
  • Escrita – Atualização: Mudanças que faço no texto ao longo do tempo, objetivando mantê-lo sempre atualizado.

Esta métrica é importante para fins didáticos, pois explico sempre para meus orientandos, alunos e leitores que escrever bem, na verdade, é reescrever inúmeras vezes.

Portanto, creio que o levantamento desta métrica detalhada de escrita gerará resultados bastante interessantes e elucidativos.

Reescrever… editar… reescrever… editar… reescrever

Gerando relatórios do controle de horas no Toggl Track

O Toggl Track gera automaticamente uma série de relatórios e informações a partir do nosso controle de horas. É possível lançar mão de diversos filtros, como período, membros da equipe, clientes, tags e projetos.

Os relatórios, que podem ser exportados em PDF ou CSV, fornecem os seguintes dados:

  • Gráfico de pizza: Apresenta os percentuais das horas registradas. As cores do gráfico seguem as cores dos projetos.
  • Gráfico de barras: Distribui as horas computadas ao longo dos dias da semana ou meses do ano.
  • Tabela geral: Lista os projetos, as horas trabalhadas em cada um deles e o percentual que isto representa nas horas totais do período filtrado. Clicando-se no projeto, é possível verificar os mesmos dados para cada tarefa individualmente.
  • Detalhamento: Tabela com todas as tarefas e suas informações associadas: projetos, tags, data e hora, duração e usuário responsável pelo registro.

Confira neste breve vídeo demonstrativo, como utilizo o Toggl Track no meu controle de horas. Em breve providenciarei um tutorial completo desta excelente ferramenta aqui no blog:

Exemplo didático fictício, baseado na minha experiência acadêmica real, gravado em uma conta especialmente criada no Toggl Track para fazer tutoriais.

Planilhas e gráficos no Calc do LibreOffice

Todo começo de ano, transfiro do Toggl Track o meu controle de horas para o Calc e gero diversos gráficos. Também insiro ali métricas adicionais, advindas de outras fontes para além das citadas aqui.

Na verdade, entendo que o meu controle de horas pode gerar mais informações para mim, permitindo-me identificar padrões de comportamento que podem auxiliar na minha gestão pessoal.

Por isto, pretendo desenvolver um dashboard (painel visual com diversas métricas e gráficos) que me forneça esses dados automaticamente, não só no final do ano, mas o tempo todo, assim como o Toggl faz. Ainda estou pesquisando a melhor forma de fazê-lo e quando tiver algo conclusivo compartilho no blog com os leitores.

Gráfico gerado no Calc com as Tags Jornada das minhas horas controladas no Toggl Track em 2021.

Diagnóstico do controle de horas

Utilizando os relatórios gerados pelo Toggl Track, o seu calendário e o calendário do ProtonMail, faço a análise das minhas horas em quatro momentos:

  • Diário: Cinco minutos, ao final da tarde, antes de encerrar as atividades e planejar o dia seguinte.
  • Semanal: Dez minutos, sexta-feira final da tarde, antes de revisar a semana e planejar a semana seguinte.
  • Mensal: Vinte minutos, no primeiro dia do mês, analisando as horas e atividades do mês anterior.
  • Anual: Começo do ano, duração de várias horas. É a análise mais completa, que envolve a geração de gráficos adicionais no Calc. Depois, reflito por dias acerca dos resultados e insights extraídos do controle de horas.

Análise dos dados subsidiando o planejamento anual

Pretendo escrever em outro momento sobre meu sistema de planejamento de vida e carreira, mas no que se refere ao tema deste post, o controle de horas me permite saber quanto tempo gastei nos projetos e atividades mais importantes para mim.

Não só isso, a partir do meu sistema de tags, consigo avaliar como me senti ao longo da jornada, o que isso representa em termos de resultados, qual tipo de atividade estava sendo executada quando entrei em fluxo ou me senti empolgada, e assim por diante.

Por exemplo, algumas tarefas podem ser classificadas como difícil começar, mas ao final, surpreendentemente, também receberem as tags fluxo ou horas empolgantes. Isso com certeza é um estímulo para vencer a procrastinação nas próximas vezes.

Certas atividades classificadas como horas difíceis, ao longo do tempo, vão migrando para horas neutras e até agradáveis, demonstrando que superar as fases iniciais da curva de aprendizado compensa.

O objetivo da análise das horas e suas etiquetas é, em última instância, mapear aquelas atividades que me trazem o melhor custo-benefício e concentram o máximo possível dos seguintes aspectos, simultaneamente:

  • Classificadas como horas agradáveis ou empolgantes.
  • Proporcionam-me estado de fluxo.
  • Conferem-me senso de realização e contribuição para a sociedade.
  • Envolvem tarefas que aprecio e para as quais considero que tenho habilidade, como a escrita.
  • Estão em consonância com minha missão de vida, valores e prioridades. (Esse é um dos pontos mais importantes para mim.)
  • Trazem-me o máximo possível de resultados e benefícios extrínsecos, como reconhecimento profissional, internacionalização, oportunidades interessantes, prêmios, citações, recursos financeiros e humanos, etc. (Esse não é o aspecto mais importante para mim, de verdade. Entretanto, como faço parte de um sistema de ensino que valoriza estas métricas no meu processo de promoção e avaliação, preciso considerá-las seriamente.)

Ao me permitir compreender para onde vão as minhas horas e o que elas têm me proporcionado, tanto em qualidade de vida, quanto em resultados, o controle de horas hoje, para mim, é uma prática indispensável.

Coloque você no topo da sua lista de tarefas.

Sentindo-se aterrorizado com tanto controle proposto neste texto?

Professora, eu não estou passando bem. Esse seu controle de horas está me deixando claustrofóbica. Estou me sentindo sufocada. Acho que estou ficando sem ar, não consigo respirar direito.

Ouvi algo assim de uma aluna da UFMG, quando apresentava o controle de horas numa aula sobre gestão.

Em geral, não costumo sair incólume quando falo dos meus processos de produtividade. Alguma reação forte meus interlocutores sempre esboçam. Alguns ficam espantados. Já a grande maioria gosta mesmo é de fazer brincadeiras. Ganho toda espécie de apelidos e levo tudo numa boa.

Entretanto, confesso que esta foi a primeira vez em que meus processos de organização causaram um ataque de ansiedade em alguém. Pelo menos até onde sei. E a aluna não parecia estar exagerando. De fato, ela estava ofegante.

O que fiz foi interromper a aula para garantir que ela ficasse bem e deixar claro algumas coisas que explico também aqui, caso o leitor esteja agora abrindo a janela para poder respirar melhor. Vamos lá…

Confissões de uma ex-procrastinadora

Imagine uma estudante de arquitetura completamente desorganizada, que não raro chegava atrasada nas aulas e varava a noite fazendo trabalho na véspera da entrega. Imaginou?

Essa estudante era eu. Eu tirava excelentes notas com frequência, mas isso tinha um custo pessoal altíssimo, devido à minha vida pouco disciplinada.

Com certeza isto merece um texto no futuro, mas o fato é que ninguém nasce organizado. E eu não era. Hoje, com certeza sim. E, provavelmente, sou hoje menos do que amanhã.

Se pudesse voltar no passado, sabendo o que sei agora, certamente faria diferente durante a minha faculdade. De fato, fui o oposto como aluna de pós-graduação. Procurava chegar sempre na hora e fazer tudo com antecedência.

Moral da história: se você é uma pessoa caótica e procrastinadora, há esperança para você.

Pessoas diferentes precisam de níveis diferentes de controle e gestão

Nem todo mundo precisa registrar e controlar as suas horas. Conheço excelentes profissionais e professores, altamente produtivos, que não o fazem.

Isso depende do seu perfil, do volume de coisas que você precisa dar conta ao mesmo tempo, da sua área de atuação, do seu grau de assertividade ao gerir o seu tempo e se autoconhecer. Enfim, são muitas variáveis.

Analise o meu sistema de controle de horas e pegue somente aquilo que serve para você.

Eu diria que a maioria das pessoas se beneficiaria com alguma forma de registro de horas, ainda que simplificado. Contudo, seria leviano afirmar que esse nível complexo de gestão do tempo que adoto é imprescindível para todo mundo. Em produtividade geralmente não há uma regra geral.

Organização é um hábito que demanda tempo e paciência

Incorporar técnicas de gestão pessoal é um hábito. Como todo hábito, demanda esforço, paciência e tempo para ser efetivamente assimilado. Tem vinte anos que passei a me interessar seriamente por organização. E ainda posso melhorar em muita coisa.

Não tem limite de idade para começar, nem para terminar. Aprimorarei meus sistemas até o fim da vida. Portanto, vá com calma, mas vá.

No exercício físico, ninguém começa fazendo um trekking de cinco horas numa trilha íngreme na floresta. Iniciamos com meia hora de caminhada três vezes por semana na praça do bairro. Então, aumentamos o tempo e a dificuldade, aos pouquinhos.

Produtividade é a mesma coisa. No que concerne ao controle do tempo, comece anotando suas horas gastas num caderno por algumas semanas. Analise os resultados, tire algumas conclusões, melhore sua alocação de horas e tarefas.

Então, comece a bloquear o seu tempo num calendário (time blocking). Não precisa ser num aplicativo, para reduzir a fricção, principalmente para aquelas pessoas que preferem o papel ao digital. Escolha uma boa agenda ou planner.

Acostumou-se a organizar previamente o seu dia? Talvez agora você se beneficie com algum passo a mais, como contabilizar suas métricas em gráficos e inserir etiquetas nas suas atividades. Enfim, o leitor já entendeu onde quero chegar.

Vá devagar e sempre. O importante é começar. Um passo de cada vez, cuide bem do seu tempo, porque o ponteiro do relógio nunca anda para trás.

Downloads

Possuo uma conta gratuita no Toggl Track, específicas para tutoriais e demonstrativos. Com esta conta, fiz este exemplo didático fictício, baseado na minha experiência real na vida acadêmica.

Toggl Track – Relatório Sumário do exemplo didático fictício (PDF)

Toggl Track – Relatório Detalhado do exemplo didático fictício (PDF)

Toggl Track – Relatório Semanal do exemplo didático fictício (PDF)

Print do Time blocking no ProtonMail – Exemplo didático (PNG)

Notas

Última atualização: Agosto de 2022.

1 – Aplicativos que utilizo no meu controle de horas.

ProtonMail – Aplicativo freemium (versão gratuita + versão paga) para desktop e celular que possui e-mail, calendário, drive para arquivos e VPN. Escolhi o ProtonMail para gerir meus e-mails e calendário, pois esta empresa suíça prima pela segurança e privacidade de seus usuários, possuindo recursos de criptografia. Adquiri o Plano Plus. Possuo, ainda, duas contas gratuitas, sendo uma para tutoriais e demos.

Toggl Track – Aplicativo freemium para desktop e celular que permite registrar e controlar as suas horas. Utilizo o Toggl Track há anos e possuo duas contas gratuitas, sendo uma para tutoriais e demos.

Calc do LibreOffice – O LibreOffice é uma suíte de aplicativos para escritório equivalente ao Office da Microsoft. O Calc seria o similar ao Excel. O LibreOffice é gratuito e open source. A minha universidade possui um acordo com a Microsoft, sendo facultado para docentes e discentes o uso da suíte Office. Entretanto, sempre que possível, priorizo softwares livres. Falo mais sobre isto neste texto sobre escolha de ferramentas de gestão.

Importante: Como já pontuei na missão deste blog, os eventuais softwares, livros e produtos sugeridos aqui são escolhidos por mérito e/ou adequação, não havendo, portanto, qualquer tipo de recebimento de patrocínio ou benefícios para sua indicação.

Agradecimentos: Alberto Nogueira Veiga, Paulo Rocha e todos os que me deram seu precioso feedback, obrigada pelos comentários e sugestões.

Imagens: Laptop e montagem Toggl Track (Follow TheFlow, iStock), Coffee Time (Kaboompics, Pexels), Mesa de escritório (Burst, Pexels), Livros e ampulheta (Ana Cecília Rocha Veiga), It’s all in the journey (Suzy Hazelwood, Pexels), Rewrite…edit (Suzy Hazelwood, Pexels), Put yourself at the top (Polina Kovaleva, Pexels), Moça deitada sobre livros (Q00024, PxHere), Just Start (Dayne Topkin, Unsplash).

Foto de Ana sorrindo. Ana é uma mulher branca de meia-idade, com grandes olhos castanhos e cabelos ondulados com mechas louras, na altura dos ombros.

Ana Cecília é professora na UFMG, Brasil. Pesquisa gestão inclusiva e tecnologias da informação e comunicação para museus, bibliotecas e arquivos. Mora em Belo Horizonte com o esposo Alberto e seus dois filhos. Ama ler, desenhar, caminhar e viajar.

 

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